Masterclass Bedrijfsvoering: hoe maak jij collega’s bewust van duurzaam werken?
Met kennis over duurzame bedrijfsvoering kunnen alle werknemers verschil maken. Daarom is het steeds vaker een belangrijk onderwerp bij opleidingen, zo ook binnen het Rijk. Want wat is duurzame bedrijfsvoering precies? Hoe is dit gekoppeld aan de rijksbrede doelstellingen en kaders? En waarmee boek je het meeste resultaat? Tijdens de nieuwe Masterclass Bedrijfsvoering delen Ivo Bonajo (tot voor kort programmamanager Denk Doe Duurzaam) en Nynke de Jong (programmanager Duurzame Dienstverlening bij FMHaaglanden) hun kennis en ervaring over het thema met ruim twintig collega-managers. Hoe pakken ze dat aan? Wij vroegen het hen.
De Masterclass Bedrijfsvoering is een opleiding van de Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (RAFEB). De opleiding bestaat uit vijf lesdagen waarin de deelnemers verschillende thema’s behandelen. Van inkoop en strategisch personeelsbeleid tot hybride werken. En nu dus ook duurzaamheid in de bedrijfsvoering. Ivo: “Als Rijksoverheid willen we met onze eigen bedrijfsvoering maximaal bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van ons land. Dit betekent dat we in onze manier van werken steeds meer letten op de gevolgen voor werknemers, het milieu en de samenleving. Ik vind het belangrijk dat duurzaamheid meer als module in verschillende reguliere opleidingen wordt meegenomen, zoals bij deze brede opleiding over de bedrijfsvoering. Zo bereiken we ook collega’s die niet specifiek kiezen voor duurzaamheid als onderwerp van een opleiding en laten we tegelijk zien dat verduurzaming geen extraatje is, maar thuishoort bij de standaardvaardigheden van een manager.”
"Als Rijksoverheid willen we met onze eigen bedrijfsvoering maximaal bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van ons land. Dit betekent dat we in onze manier van werken steeds meer letten op de gevolgen voor werknemers, het milieu en de samenleving."
Route naar verduurzaming
Dat iedereen een ander beeld heeft bij duurzaamheid kwam tijdens de masterclass duidelijk naar voren. Ivo vertelt: “Collega’s krijgen veel mee van het externe algemene debat over duurzaamheid, zoals over de energietransitie. De een had het al snel over circulaire economie en hergebruik, de ander ging los over klimaat en CO₂. Dat is goed, maar managers binnen de Rijksoverheid horen ook te weten wat de interne doelen, kaders en mijlpalen zijn. Een deelnemer was bijvoorbeeld verbaasd dat de sociale kant, zoals social return, ook bij duurzaamheid hoort. Arbeidsparticipatie stimuleren, onder meer door 5.000 participatiebanen te creëren, is een van de doelstellingen van het Rijk die we onder het begrip Duurzaamheid scharen. Social return-kandidaten worden daardoor beter inzetbaar en productiever én de kansen op duurzame participatie op de arbeidsmarkt worden vergroot.”
“We zijn binnen de Rijksoverheid bezig met een routekaart die aangeeft wat de vijf leidende doelen zijn voor het verduurzamen van de rijksbedrijfsvoering”, vult Nynke aan. “Elk departement is er verantwoordelijk voor om hier zelf invulling aan te geven. Collega’s die bewust aan de slag willen gaan met duurzaamheid, weten straks dankzij de routekaart op welk vlak zij kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen. Er komen voorbeelden in van (simpele) verduurzamingsmaatregelen. Maar ondertussen werken we alvast aan het vergroten van kennis. Hoe vertaal je de doelen door naar je eigen werk? Daarin hebben we de deelnemers geprobeerd mee te nemen tijdens de masterclass.”
De kracht van kennis delen
Kennis is pas waardevol als je het deelt. Dat viel Ivo en Nynke positief op tijdens de masterclass. Ivo: “We creëerden een zogeheten ‘world café’-setting, waarbij de deelnemers rond verschillende tafeltjes en in de gepaste sfeer over hun centrale vragen discussieerden. Een van de deelnemers vroeg zich bijvoorbeeld af hoe hij zijn duurzaamheidsprestaties kon monitoren. Er is altijd wel iemand in de groep die hier wat meer over weet dan de ander. De ene deelnemer begon erover te vertellen en andere deelnemers gingen daar weer op door. Zo werd het steeds concreter wat er binnen het Rijk al aan monitoringstools beschikbaar is, wat de ontwikkelingen zijn en waar je kunt beginnen.” Ook was er ruimte voor specifieke hulpvragen en advies. “Tijdens de tafelgesprekken kwam naar voren dat er behoefte is aan hulp om het goede verhaal te vertellen en dit beeldend te maken. Ik vind het leuk dat deze suggesties heel erg uit de groep naar voren kwamen”, vertelt Ivo.
Nynke vervolgt: “Wij vroegen de deelnemers hoe zij duurzaamheid toepassen in hun dagelijks werk, en dat bracht hele leuke gesprekken op gang. Het ging bijvoorbeeld over het energieverbruik van onze ICT-service en de beleidsmatige keuzes die gemaakt worden waar het gaat om het bewaren van WhatsApp-berichten. We spraken over hoe dit zich tot elkaar verhoudt en wat dit met duurzaamheid te maken heeft. Eigenlijk was de tijd te kort.”
“Als er geen kostenbesparing aan gekoppeld is, vindt het meenemen van duurzaamheid in de praktijk vaak geen doorgang. Dit lukt al een stuk beter als er een rijksdoelstelling aan gekoppeld is."
Een van de deelnemers was Jennifer van der Loo, beleidsadviseur facilitair bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. “Ten eerste werd ik tijdens de masterclass herinnerd aan de noodzaak van de verduurzaming bij het Rijk. En ook hoe ik hier zelf aan bij kan dragen buiten mijn eigen werkgebied om. Bijvoorbeeld door na te denken over mijn eigen uitstoot bij het bewaren van documenten en mails. Bij DJI wordt er al veel gedaan op het gebied van duurzaamheid, maar persoonlijk deed ik hier vóór de masterclass niks mee. Nu ga ik dit zeker verwerken in beleidsplannen. Wel blijft het lastig om mijn management te overtuigen van de noodzaak om duurzaamheid meer aandacht te geven”, vervolgt Jennifer. “Als er geen kostenbesparing aan gekoppeld is, vindt het meenemen van duurzaamheid in de praktijk vaak geen doorgang. Dit lukt al een stuk beter als er een rijksdoelstelling aan gekoppeld is. Zo zie je maar hoe belangrijk het delen van kennis over deze doelstellingen is. Dat kan nog beter.”
Hoe stimuleer je duurzaam gedrag op de werkvloer?
Het meenemen van je manager en collega’s is ook voor andere deelnemers een uitdaging. Want hoe moedig je alle collega’s aan om samen te werken rond het thema duurzaamheid, als ze daar tot nu nog niet zo mee bezig waren? En hoe zorg je voor een prikkelende omgeving waarin men tot nieuwe inzichten komt? Steeds meer rijksambtenaren zijn zich ervan bewust dat ze steeds meer duurzamere besluiten moeten nemen, uit eigen overtuiging of simpelweg door beleid, maar het is niet altijd even makkelijk om van verduurzaming een gezamenlijke verantwoordelijkheid te maken. Naast kennisoverdracht diende de masterclass dan ook als een van de interventies om collega-managers en andere collega’s in beweging te krijgen. Ivo: “Ik zag een transformatie, waarbij managers zich aan het begin van de masterclass afvroegen of zij überhaupt invloed konden uitoefenen op duurzaam gedrag op de werkvloer. Tegen het einde van de masterclass wisten ze al veel beter wat zij vanuit hun functie en rol konden doen. Zet duurzaamheid bijvoorbeeld op de agenda tijdens een managementdag. Of organiseer een middag met je afdeling om met elkaar te kijken vanuit welke taken en activiteiten jullie kunnen bijdragen aan duurzaamheid.” Nynke vertelt hoe ook zij als programmamanager collega’s stimuleerde om met duurzaamheid aan de slag te gaan: “Bij FMHaaglanden maakten we gebruik van de serious game ‘Duurzame Spelen’. Het voornaamste doel van dit spel was om collega’s meer inzicht te geven hoe zij met duurzaamheid aan de slag kunnen, maar dan op een leuke en uitdagende manier. Collega’s kregen gedurende zes weken lang allerlei prikkelende vragen en opdrachten voorgeschoteld. Daarbij probeerden we elke keer een stuk verdieping te brengen in de verschillende kanten van duurzaamheid.”
Zo’n game is een van de manieren om mensen te inspireren en tot actie aan te zetten. Net zoals de masterclass, hoewel die meer gericht is op kennisoverdracht. Toch ging ook daar het vuurtje branden, volgens Nynke: “In mijn groep werd door de managers ook echt uitgesproken dat zij op ideeën zijn gebracht tijdens de masterclass. Zo was er een deelnemer die zich voornam om duurzaamheid als criterium op te nemen in haar opdrachtbrieven aan uitvoerders. Daarmee maak je een groot verschil. Ik had ook twee directiesecretarissen in de groep die eerst niet zo goed wisten wat voor invloed ze hadden. Toen we het daar met elkaar over hadden, bleek dat zij eigenlijk de sleutel zijn tot de duurzame keuzes die gemaakt worden in hun organisaties. Zelfs bij zoiets kleins als de stukken voor directie-overleggen, die voorheen altijd uitgedraaid werden voor alle deelnemers. Dit doen ze nu veel minder. Met dit soort dingen kun je telkens kleine en grote stappen maken om te verduurzamen.” Dus twijfel je over wat je nu eigenlijk kunt doen om je werk duurzamer te maken en of datgene wat je doet wel genoeg is? Ga met elkaar in gesprek en stel vragen aan de ander. Breng elkaar op ideeën. Echt op ieder onderwerp is er ergens binnen het Rijk duurzaamheidservaring opgedaan. Soms kost het wat moeite om het te vinden, maar het is er wel en het programma Denk Doe Duurzaam kan je daarbij helpen. Knip de enorme opgave in delen op en begin gewoon”, concludeert Nynke. Om je op weg te kunnen helpen, heeft Denk Doe Duurzaam een aantal tools beschikbaar gemaakt voor iedereen om te gebruiken. Laat je inspireren en doe er je voordeel mee!