Elke dag ‘warme truiendag’ op kantoor: update 15% gasbesparing

In de week van kerst en oud en nieuw zijn 15 panden gesloten en is de temperatuur verlaagd om energie te besparen. Marcia van Dooren, directeur Shared Service Organisatie Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (SSO CFD) bij de Belastingdienst, Jelle-Eric de Vries, duurzaamheidsadviseur van het Rijksvastgoedbedrijf, en Marielle van der Beek, duurzaamheidscoördinator bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vertellen over wat deze actie heeft opgeleverd.

Marielle (rechts) en Jelle Eric (links) bij de thermostaat
Jelle-Eric de Vries en Marielle van der Beek

Europa heeft sinds afgelopen zomer te maken met een gascrisis. Stijgende energieprijzen in combinatie met een dreigende schaarste maken dat het einde nog niet in zicht is. Daarom heeft de Europese Commissie het winterpakket ‘save gas for a safe winter’ vastgesteld. Om hier gehoor aan te geven zet de rijksoverheid alle mogelijkheden in om 15% gas te besparen in de Rijksbedrijfsvoering.  

Monitoring en maatregelen

Tussen april en augustus 2022 is in alle rijkskantoren waar dat mogelijk was de temperatuur 2 graden verlaagd in de winter, en wordt er 2 graden minder gekoeld in de zomer. Daarna is besloten om in de periode tussen kerst en oud en nieuw 15 panden tijdelijk te sluiten om extra energie te besparen. In vier van de vijftien panden die werden gesloten levert de SSO CFD de dienstverlening. In de panden zijn de overheidsorganisaties Auditdienst Rijk, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en de Belastingdienst gevestigd. “Dat inregelen ging redelijk snel, op zo’n korte termijn.” zegt Marcia. “Het is in goed overleg gegaan met de overheidsorganisaties in de panden, onze klanten daar. We zijn in gesprek gegaan over de behoeften en er is gekeken naar welk werkproces er in een pand uitgevoerd wordt. Zo werden bijvoorbeeld burgerbalies niet gesloten. Ook dachten klanten heel erg mee in oplossingen. Er zijn bijvoorbeeld afspraken verzet en er werd meer vanuit huis gewerkt.” 

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) heeft er mede zorg voor gedragen dat dit adequaat is uitgevoerd. “Waar wij mee bezig zijn geweest zijn twee stukken: het monitoren en inzichtelijk maken van de data en de uitvoering van de maatregelen,” vertelt Jelle-Eric. “Naast het verlagen van de temperatuur hebben we ook gekeken naar mogelijke andere acties in gebouwen. Zo zijn er verschillende RVB-objectmanagers geweest die samen met de gebruikers en de onderhoudspartijen op hun locatie nagedacht hebben hoe er extra gas bespaard kon worden binnen deze korte termijn. In de zomer hoeven panden niet verwarmd te worden. Daardoor kon op sommige plekken het gas helemaal dichtgedraaid worden. De gasaansluiting is weer opgezet toen het pand verwarmd moest worden.” 

Gemiddeld 5% gasreductie per dag

De afgelopen vijf jaar heeft het Rijk in de periode augustus tot en met maart in totaal gemiddeld 74,5 miljoen m3 gas verbruikt. Deze winter wordt beoogd een gasreductie van ongeveer 11,2 miljoen m3 binnen het Rijk te halen. Door de twee genomen maatregelen – het verlagen van de thermostaat en het sluiten van panden – is in de kerstvakantie gemiddeld 5% per dag aan gas bespaard. Normaal zou er bijvoorbeeld 100 m3 gas worden verbruikt in een specifiek pand op een dag, door de acties werd dat 95 m3 gasverbruik. “Als we kijken naar de monitor van deze extra gasreductie zien we duidelijk dat de doelstelling van 15% gasreductie gehaald gaat worden. Maar we moeten nu niet denken: we zijn al bij de 15%, want de weersinvloeden zijn enorm en een koude maand maart kan nog heel veel veranderen. Op dit moment zitten we rond de 20% besparing over de periode van augustus 2022 tot en met januari 2023. We doen het tot nu toe iets beter dan we zouden moeten doen. De maatregelen helpen dus echt. Niet alle verwarmingsinstallaties lenen zich ervoor om ‘zomaar’ uit gezet te worden. Daarom is het wel belangrijk dat als een pand gesloten wordt, je de installatie op de weekendstand zet. Anders ga je waarschijnlijk juist meer gas verbruiken om het gebouw weer op te warmen.” stelt Jelle-Eric. “Ook als we vooruitkijken, verwachten we dat de getroffen maatregelen het goed blijven doen. We blijven ons best doen om zoveel mogelijk te besparen”, vult hij aan.

Veel draagvlak

Het thema duurzaamheid leeft intern breed bij alle medewerkers. “In mijn beleving was er alle begrip vanuit de ambtenaren voor deze maatregelen. Iedereen is ook privé druk met het onderwerp.” stelt Marcia. “Mensen zijn nu heel bewust gaan kijken naar hun thermostaat en gasrekening, en weten veel beter wat ze per maand verbruiken. Ook bij het Rijk is er meer vraag naar en bewustwording over wat we verbruiken.” zegt Jelle-Eric. “En wat ook hielp voor het draagvlak was dat het overal was, in alle rijkskantoren. Iedereen doet mee”, vult Marielle aan. 

Er wordt niet alleen gekeken naar maatregelen die op korte termijn verschil maken, maar ook naar hoe effecten gegenereerd kunnen worden op de lange termijn. Bijvoorbeeld door het slimmer omgaan met huisvesting en het energieneutraler maken van gebouwen.
“We kijken bij gebouwen nog meer naar hoe ze geïsoleerd zijn en hoe we dat duurzamer kunnen doen. Niet elk pand leent zich voor extra of andere isolatie. Daarom houden we nu bijvoorbeeld meer rekening met de langere termijn en vragen we ons af of het vastgoed dat we kopen goed geïsoleerd is. Het zijn investeringen die je moet doen om een structureel effect te krijgen”, vertelt Marcia.

Marcia in gesprek
Marcia van Dooren

Laagjes en warme truien

“Bij de afdeling Facilitair, Huisvesting en Inkoop van OCW kregen we zowel positieve als negatieve reacties. Sommige medewerkers gaven aan erg te moeten wennen aan de lagere temperatuur en namen sjaaltjes of dekentjes mee. Anderen vonden het een goed en nuttig initiatief. Bij het eerstvolgende rijksbrede werkomgevingsbelevingsonderzoek over een paar maanden hopen we erachter te komen hoe alle medewerkers de nieuwe temperatuur beleven,” zegt Marielle. “Mensen houden rekening met de nieuwe temperatuur en dragen bijvoorbeeld meer laagjes en warme truien.” vult Marcia aan. 

De SSO CFD is ook in gesprek met klanten en medewerkers over de maatregelen over wat zij zelf kunnen doen om bij te dragen. Marcia: “Denk aan het uitdoen van de verlichting en deuren sluiten. Ook was in een pand de verwarming gedeeltelijk uit, waardoor mensen meer bij elkaar gingen zitten.” Medewerkers in de panden worden op de maatregelen geattendeerd door de landelijke Energiebesparingscampagne, mails, intranet, nieuwsbrieven en op de informatiebeeldschermen.

De locker van Martine
Locker van een collega met naast een warm vest ook een eigen koffiebeker.

Eén Rijk

Niet elk pand leent zich ervoor om de thermostaat lager te zetten. “In laboratoria of in archieven moet de temperatuur anders geregeld worden dan in een kantoor. Dat is in nauwe samenwerking met de klanten en het RVB gerealiseerd. Het is belangrijk dat je het samen doet. De samenwerking tussen de RVB en SSO CFD op het gebied van het dossier gasreductie loopt echt heel goed. En dat bestaande samenwerkingsverband was cruciaal om het in de kerstperiode te regelen. Je bent toch één Rijk,” stelt Marcia.

“Wat ik ook heel leuk vond is dat niet alleen van bovenaf mensen zich in hebben gezet om het gasreductiedoel te halen, maar ook mensen op locatie hebben zich hiervoor hard gemaakt. Het is heel goed dat er nu gekeken is naar hoe we als Rijk ook zelf kunnen bijdragen aan de gasbesparing. En het is aan de RVB om hiermee ook door te gaan,” vult Jelle-Eric aan.

Lessons learned

Jelle-Eric en Marcia zijn het erover eens dat de pilot heeft laten zien dat “er van alles heel snel mogelijk is” voor het bevorderen van gasreductie. “We weten nu dat wanneer we dit grootser en structureler in de toekomst willen gaan uitvoeren, je ruim van tevoren de praktische zaken kunt regelen. Zoals het afstemmen met de klanten en het inlichten van de servicemedewerkers,” zegt Marcia. “Als het moet, dan kunnen we veel gas besparen. Het is fijn om te zien dat het ook echt kan, maar vanuit de RVB is het niet zomaar geregeld. Thuis draai je aan de knop van de verwarming, maar in panden heb je bijvoorbeeld te maken met een warmtepomp of een warmte/koude-opslag.” vult Jelle-Eric aan. 

Marielle: ““Er deden maar 15 van de honderden kantoren van het Rijk mee met de sluiting in de kerstvakantie. In panden met veel bewoners lukte het niet om dit op tijd afgestemd te krijgen. Zo ook in De Hoftoren waar, naast het ministerie van OCW, nog veel andere rijksdiensten gehuisvest zijn. De Hoftoren is een groot en 20 jaar oud gebouw en daarom duurde het even voor de verandering op alle etages goed en gelijkmatig was doorgevoerd. Er waren kamers waar tocht was of waar het warm bleef, maar FMH heeft al die meldingen opgelost. Het Rijksvastgoedbedrijf schat in dat in elk kantoor waar de temperatuur is verlaagd, zo’n 10% gasreductie heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de knop-om-actie in De Hoftoren een duidelijke energiebesparing heeft opgeleverd. Deze maatregel is dus heel effectief! Hopelijk lukt het volgend jaar om veel meer panden te kunnen sluiten tijdens de kerstperiode.”