Pauzeplein: minder verspilling én betere lunches

Van de lunches die traditioneel in vergaderzalen worden gezet eindigt dertig procent van dit eten en drinken in de afvalbak. Harm van den Boogaard, Programmamanager Vernieuwende Dienstverlening, en Leo Volkers, Adviseur Facilitaire Dienstverlening, deden er iets aan. Vanuit FMHaaglanden bieden ze vergaderlunches sinds juni centraal aan via het Pauzeplein. En dat blijkt nogal een verschil te maken.

FMHaaglanden is een van de grootste facilitaire dienstverleners van het Rijk. Een goede lunch voor de 30.000 Rijksambtenaren in Den Haag is een belangrijk onderdeel van hun dienstverlening. “Vanuit onze klanten het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, kwam de vraag of we de voedselverspilling konden verminderen door de catering slimmer in te zetten”, herinnert Leo zich. “Harm pakte deze vraag op met een projectgroep voor locatie Bezuidenhoutseweg 73 waar de twee departementen zijn gehuisvest in Den Haag. Samen met Waste Watchers, een partij die gespecialiseerd is in het meten van voedselverspilling, brachten ze in kaart hoeveel eten en drinken er verloren ging in de catering. Wat wordt er nou besteld en hoeveel daarvan wordt er niet genuttigd?”

Genoeg lunch voor iedereen

Het bleek om een behoorlijke hoeveelheid te gaan. “De projectgroep werkte het idee uit om lunches niet meer over de vergaderzalen te verspreiden, maar op een centrale plek neer te zetten. We verzamelden al het bestelde eten en drinken op een tafel bij de vergaderzalen en vroeg de gasten om er een lunch van te pakken”, vertelt Leo. “Het resultaat was even schrikken: zelfs nadat iedereen genoeg eten had gepakt, stond de tafel nog vol. Zo ontstond het idee om dit vaker te doen: een Pauzeplein in buffetvorm. Albron, onze cateraar, wilde hieraan meewerken. Een belangrijke voorwaarde voor het huidige succes.”

Centrale plek met een uitgebreid lunchassortiment

Voor de pilot probeerde de projectgroep het Pauzeplein een week lang uit. “We maakten het buffet zo toegankelijk mogelijk voor de mensen: ze konden er snel bij terecht en dus ook weer snel terug naar hun vergadering”, vertelt Leo. “Om iedereen enthousiast te maken voor het Pauzeplein maakten we de lunch iets uitgebreider dan hij was in de vergaderzalen. We spraken met de cateraar af dat ze niet alles meteen zouden neerzetten, maar alleen wat ze dachten nodig te hebben bij de start. De rest bleef in de koeling staan tot het nodig was.” 

“Op een dag waren er 120 broodjes besteld. Daarvan heeft de cateraar er 60 bereid, en die doormidden gesneden. Het resultaat was opvallend: normaal gesproken zetten we in een vergaderzaal twee à drie broodjes per persoon neer. Nu kwamen we prima uit met minder broodjes. Je zag dat mensen sneller genoeg hadden. We hielden dus veel over, wat we weer voor andere bestellingen konden gebruiken. We zagen de hoeveelheid brood zo enorm dalen en tegelijkertijd de klanttevredenheid stijgen. Mooi om te zien!” 

Elk stapje heeft effect

“De besparing van het Pauzeplein komt doordat we alles verzamelen op één buffet”, legt Harm uit. “Daardoor hebben we achteraf bijvoorbeeld in plaats van vijf aangebroken karnemelkverpakkingen in de vergaderzalen drie verpakkingen die ook zijn opgemaakt, terwijl er in de koeling meer achter de hand waren indien nodig. In dit project hebben we steeds gemeten hoeveel effect elk stapje heeft. Je start altijd met aannames en veronderstellingen, maar wat we vaak vergeten is de aanname te toetsen. Dan weet je tenminste zeker dat je een business case hebt en door kunt gaan. In het begin gebruikten we standaardtafels met een kleedje erover. Daarna hebben we een buffet gehuurd en bleek dat het handig was als het wat hoger was met een koelkastje erbij. Leo wilde eigenlijk direct bij de start graag een meubel kopen, maar daar hebben we mee gewacht. Dat is maar goed ook, want het meubel is nu anders dan we eerst dachten dat goed zou zijn. Dat komt doordat we hebben kunnen zien en ervaren wat wel en niet werkt. Die denkwijze hebben we toegepast bij het buffet, het assortiment, de levering en de communicatie over het concept.

Wegens succes uitgebreid

Het Pauzeplein is een succes op meerdere fronten. “We hebben de voedselverspilling met 70 procent verminderd, van 21 naar 7 procent”, vertelt Harm. “Ook scoren we nu op klanttevredenheid bijna een punt hoger dan vóór het Pauzeplein, onder andere dankzij een gevarieerder aanbod en het feit dat er iemand bij het buffet staat. Bovendien kun je nu als voorzitter zelf een geschikt moment kiezen voor de lunch en komt de catering niet meer binnen tijdens een vergadering, wat storend kon zijn. Even de benen strekken is ook fijn en het stimuleert toevallige ontmoetingen. Al die voordelen had ik niet voorzien.”

Met deze mooie resultaten is het goed dat het Pauzeplein op meer plekken geïntroduceerd gaat worden. Het Pauzeplein draagt duidelijk bij aan de ambitie van FMH om voor 2030 een volledig circulaire en CO2-neutrale facilitaire dienstverlener zijn. Leo: “We gaan we het Pauzeplein ook op andere departementen organiseren. Dat is afgesproken in de aanbesteding van dit jaar voor de catering van een aantal overheidslocaties. Ik wil het principe ook gaan toepassen bij evenementen, want daar valt ook nog veel winst te behalen.”