Onderzoek naar overlap sociale en groene duurzaamheid: “Zorg dat je iedereen in dezelfde kamer krijgt”
Célia Fernandez, Melanie Strik, Ceel Poels en Hidde-Jan van der Geest volgen de master Governance of Sustainability aan de Universiteit Leiden. Vanuit die master deden ze mee aan de Sustainability Challenge. De opdracht die ze van het Rijk meekregen: onderzoek hoe duurzaamheid wat de duurzaamheidscoördinatoren betreft een betere plek kan krijgen bij de onboarding van rijksmedewerkers. Het bleek een vraag te ver: “Er moet eerst gekeken worden hoe we HR-medewerkers – die vaak de onboarding regelen - en duurzaamheidscoördinatoren met elkaar in contact brengen.”
“Als de duurzaamheidscoördinatoren niet met de collega’s van Human Resources (HR) spreken, dan kun je wel naar duurzaamheid van de onboarding gaan kijken, maar dan mist de basis: een duurzame relatie.” Hidde-Jans’ opmerking gaat niet alleen over groene duurzaamheid, maar ook over sociale duurzaamheid en goed omgaan met je personeel. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat mensen zich thuis voelen en er niet alleen voor staan. Tenslotte wil je medewerkers, zeker in tijden van krapte op de arbeidsmarkt, graag behouden. Allemaal raakvlakken tussen HR en duurzaamheid die nog niet iedereen al in het vizier heeft.
Een kijkje achter de schermen
Waarom kozen de studenten om mee te doen aan de Sustainability Challenge? Een gemene deler is hun nieuwsgierigheid. Ceel wilde graag zien “hoe het eraan toegaat in zo’n grote organisatie en hoe dat samenkomt met de wil om te verduurzamen.” Het bood een “interessante kijk achter de schermen” voor Melanie. Hidde-Jan voegt daaraan toe dat het voordeel van werken bij een grote overheidsorganisatie is dat “ze niet alleen invloed uit kunnen oefenen via hun beleid, maar ook door wat ze zelf doen. Er werken zoveel medewerkers, daarmee kun je echt impact maken.” Célia, afkomstig uit Frankrijk, heeft nog een extra motivatie: “Omdat ik niet Nederlands ben, wist ik weinig over deze overheid en hoe alles werkt. Ik wilde ontdekken hoe dingen hier verschillen van Frankrijk.”
Het viertal startte het project met een duik in de literatuur. Die schetste helder dat duurzaamheidsteams en HR veel van elkaar kunnen leren. Maar de literatuur sluit niet honderd procent aan op de realiteit: “Hier zijn er lang niet altijd duurzaamheidsteams, vaak is er maar één duurzaamheidscoördinator per ministerie”, constateert Célia. Met die kennis gingen ze de gesprekken in met de duurzaamheidscoördinatoren en van daaruit stapten ze naar de mensen van HR, maar ook van communicatie. Célia: “Zij kunnen een belangrijke rol spelen zodat deze groepen elkaar beter gaan vinden. Door het verhaal van de duurzaamheidscoördinatoren door de hele organisatie heen te vertellen.”
Het verschil van verschillende ‘talen’ overwinnen
Op basis van hun onderzoek en alle gevoerde gesprekken komt één punt heel duidelijk naar voren. Hidde-Jan: “Er moet een connectie komen tussen de verschillende mensen, maar dan moet je ze wel allemaal bij elkaar zien te krijgen. Dat bleek lastig.” Het is volgens hem dan ook belangrijk dat deze rijksmedewerkers openstaan voor elkaar en tijd maken om samen om de tafel te gaan zitten. Niet alleen met duurzaamheidscoördinatoren onderling, want dat gebeurt wel, maar juist ook interdisciplinair.
Dat het lastig is om mensen bij elkaar te krijgen, heeft niet alleen te maken met het feit dat het de drukste tijd van het jaar was. “We zagen dat de medewerkers soms zelf het nut ervan niet inzien”, onderbouwt Ceel. “Het was ze niet duidelijk dat er overlap zit tussen hun vakgebieden en dat samenwerking iets op kan leveren. De duurzaamheidscoördinator moet het nu helemaal alleen doen. Als ze hun kennis delen met collega’s van andere vakgebieden, kunnen die er ook mee aan de slag. In zekere zin spreken ze verschillende talen.” Melanie vult aan: “Daar komen we eigenlijk weer terug bij waar we het aan het begin over hadden. Duurzaamheid kan onder meer op sociaal vlak en op klimaatgebied spelen. Dat zijn twee werelden, twee talen, maar die moet je bij elkaar brengen om het beste te bereiken. Als je sociaal duurzaam werkt, worden mensen gezonder en dan kunnen ze meer energie steken in die klimaatduurzaamheid. Als je mensen bijvoorbeeld geen eerlijk loon betaalt, hebben ze geen geld voor zonnepanelen. Of zorg voor een goede cao, die mensen helpt hun thuiswerkplek te verduurzamen. Dat soort dingen hangen samen.”
Leren van de praktijk en handvatten voor de toekomst
Voor studenten die hierna de Sustainability Challenge of andersoortig project aangaan, hebben de studenten een tip. “Wat we echt geleerd hebben, is dat als je mensen bij elkaar wilt krijgen, je zo vroeg mogelijk moet beginnen met plannen”, zegt Hidde-Jan. Maar dat is achteraf makkelijk praten, blijkt uit Ceels toevoeging: “Het duurde wel even voordat we tot de kern van het probleem doorgedrongen waren, dat moet je niet vergeten. Dat is ook wat waard, want daardoor snappen we nu echt waar het beter kan. Een groot deel van het onderzoek was de organisatie leren kennen. Wat mij daarbij opviel is dat je op zoek moet gaan naar de juiste mensen. Met de mensen die jou ook willen helpen kun je makkelijker verder bouwen aan het gezamenlijke doel.”
Uit hun onderzoek kwam natuurlijk ook een rapport voort. Dat zien ze liever niet in een bureaula verdwijnen. Célia legt uit wat ze daarop bedacht hebben: “We presenteren onze resultaten in een roadmap. Daarmee willen we de kennis toegankelijk maken voor verschillende departementen. Dan kunnen ze ‘makkelijk’ de stappen volgen. We hebben die opgedeeld in de korte, middellange en lange termijn.” De stappen die de groep formuleerde zijn in het kort:
- “Op korte termijn: Zet een focusmeeting op. Zorg dat mensen in dezelfde ruimte komen te zitten en dat ze met elkaar in gesprek gaan. Als ze zich bewust worden van de problemen en daarover discussiëren, met onze bevindingen als leidraad, is dat een mooie eerste stap.”
- “Op middellange termijn: Zorg voor een ambassadeur die verantwoordelijk is voor de connecties. Die moet tijd én budget krijgen. Dat is uiteraard moeilijker om direct te realiseren, maar als dit gebeurt, hoeft niet iemand anders het naast zijn hoofdtaken te doen zonder dat dit beloond wordt.”
- “Op de lange termijn: Organiseer inclusieve vergaderingen op reguliere basis. Inclusief betekent met verschillende departementen en zowel met HR als duurzaamheidsprofessionals. Dit kan alleen als er een goede basis is, en mensen hiervoor open staan. Een constante dialoog tussen mensen in verschillende rollen kan stabiliteit creëren.”
Denk niet te moeilijk
Op de vraag of de studenten nog een tip hebben voor de rijksmedewerker in het algemeen, moeten ze even nadenken, maar uiteindelijk komen ze tot een conclusie. “Vergeet het laaghangende fruit niet, sommige dingen kunnen heel simpel zijn”, meent Hidde-Jan. “Kijk naar de plastic bekertjes. Die worden nu vervangen. Dat is klein, maar tegelijkertijd een grote verandering.” Soms moet je door wat weerstand heen, maar volgens Ceel “went iedereen er heel snel aan. Na een paar weken zie je al dat het normaal is om je eigen beker mee te nemen.”
Die praktische houding komt ook terug in de vraag wat de studenten hierna gaan doen. Hidde-Jan: “Mijn scriptie schrijven en een baan vinden. Dat zijn de grote doelen voor nu.” Célia ontdekte door de Sustainability Challenge waar ze echt mee verder wil: “Ik wil iets doen dat interdisciplinair is en over meerdere departementen reikt. Ik heb nu gezien hoe belangrijk dat is.” Ook Melanie haalde concrete inspiratie uit haar kijkje achter de schermen: “Ik wil graag bij de ambassade gaan werken. Ik sprak met personeel dat daar werkte en hoorde waar zij op dagelijkse basis mee bezig waren, dat sprak me aan.” Ceel overweegt eveneens terug te keren bij het Rijk voor het Rijkstraineeship. Ze sluit grappend af: “Het is handig dat ik alle afkortingen van de departementen nu al ken.”