Waarom goede adviesvaardigheden van inkoopadviseurs zorgen voor meer duurzaamheid
De rijksinkoop speelt een belangrijke rol bij het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen van het Rijk. Daarom stelt het beleid rondom Inkopen met impact dat duurzaam, sociaal en innovatief inkopen de standaard is. In de opleiding Rijksinkoopopleiding (RIO) gevorderd leren ervaren inkoopadviseurs dan ook hoe zij maximale impact kunnen bereiken. Hoe duurzaamheid binnen de opleiding én hun werk als inkoper centraal staat, vertellen Johannes Hiemstra, senior inkoper bij de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en docent voor de opleiding RIO gevorderd, en Teun Bolhuis, inkoopadviseur bij het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) Noord en oud-deelnemer aan de opleiding, ieder vanuit hun eigen perspectief.
Duurzaamheid in inkooptrajecten is altijd maatwerk
In de opleiding RIO gevorderd wordt veel aandacht gegeven aan duurzaamheid, zodat dit in de praktijk zo goed mogelijk gerealiseerd kan worden. “Als eerste zetten we in op bewustwording. Van inkoopadviseurs in de publieke sector wordt nu verwacht dat ze de beste prijs, kwaliteit én maatschappelijke impact realiseren. We besteden daarom veel aandacht aan duurzaamheid, omdat je er als inkoopadviseur dagelijks mee bezig bent. Als tweede richten we ons op maatwerk, want dat is Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) in mijn optiek. Er is nooit een one size fits all aanpak die je altijd kan toepassen bij een opdracht. Je moet kijken naar wat past bij de opdracht en wat proportioneel is. Daarom is een marktconsultatie bijna onontbeerlijk. Die zaken benadrukken we in de opleiding,” vertelt Johannes.
De ontwikkelingen gaan snel. Daarom is de belangrijkste boodschap van Johannes aan inkoopadviseurs dat ze steeds om advies blijven vragen. Johannes: “Inkoopadviseurs denken soms dat ze alles al weten, maar MVOI is zo breed en verandert zo snel dat je nooit alles kunt weten. Het is daarom heel belangrijk dat je hulp zoekt om jouw aanbesteding op een goede manier in te richten.”
Bepaal wat de markt kan en overtuig de opdrachtgever
Als oud-deelnemer aan de opleiding heeft Teun deze inzichten al opgedaan. Wat was voor hem de belangrijkste eye-opener? Teun: “In de opleiding hebben we casussen uitgewerkt waarin behandeld is hoe je bepaalde MVOI-vraagstukken kunt aanpakken en welke tools er zijn. De belangrijkste eye-opener was om met de opdrachtgever samen te werken en altijd het gesprek aan te gaan met de markt. In de praktijk is het lastig om te bepalen wat de markt kan, en daarnaast is het altijd maatwerk. De marktconsultatie is dus heel belangrijk om de benodigde kennis op te halen. Vervolgens is het ook uitdagend hoe je op duurzaamheid gaat beoordelen. Je moet hierbij namelijk ook je opdrachtgever meekrijgen, want die wil niet altijd iets met duurzaamheid doen. Daar hebben we ook oefengesprekken voor gedaan in de opleiding. Als inkoper moet je hier elke keer de juiste weg in vinden en dus maatwerk leveren.” “Daarom zijn je adviesvaardigheden essentieel. Je moet je klant hierin meekrijgen, omdat het ook voor hen een nieuwe ontwikkeling is. De ministeries komen nu met actieplannen waarin directies en managers worden aangesproken om zelf meer met duurzaamheid te gaan doen. Hierdoor hoeft inkoop niet meer de trekker te zijn van het maken van maatschappelijke impact. Daarom is het ook niet meer MVI, maar MVOI geworden”, vult Johannes aan. “Die toegevoegde O staat voor opdrachtgeverschap”.
"Je wil toe naar een situatie waarin duurzaam inkopen meer institutioneel geregeld is"
Neem duurzaamheid aan het begin van een inkooptraject mee
Er gebeurt al veel, maar waar liggen nog kansen voor meer impact bij inkooptrajecten? Johannes: “Aan het begin van een inkooptraject kun je de meeste impact maken, omdat er dan ruimte is om strategische keuzes te maken. Een tool als Ambitieweb kan hierbij helpen. Met deze tool bepaal je wat er op MVOI-gebied mogelijk is bij een specifiek inkooptraject. Bij de grootste aanbestedingen, zoals voor categorieën, wordt zo’n analyse wel gedaan, maar bij minder grote trajecten vaak niet. Denk aan het inkopen van schilderwerken, stoffering van gebouwen of beleidsonderzoek. Dan heb je het toch over honderden inkooptrajecten voor miljoenen euro’s. Daar liggen echt nog kansen. Het hangt nu soms van de motivatie van betrokkenen af om werk te maken van duurzaamheid. Maar eigenlijk wil je toe naar een situatie waarin dat veel meer institutioneel geregeld is. Dus dat bij alle inkooptrajecten boven een bepaalde drempel of boven een bepaalde complexiteit standaard MVOI wordt geanalyseerd om er het maximale uit te halen. Het is belangrijk dat interne klanten zich goed laten adviseren door inkoopadviseurs en materiedeskundigen. Dan kunnen we het potentieel wat er is benutten. Er ligt een uitdaging om iedereen mee te krijgen, maar dat maakt ons vak ook leuk.”
Realisatie van impact in de praktijk
Op sommige vlakken wordt er al veel duurzaamheid gerealiseerd, maar op andere gebieden is dat een stuk lastiger. Teun: “Een veel voorkomende maatregel is op het gebied van diversiteit en inclusie, waarbij een inschrijver het Charter Diversiteit ondertekent. Hierbij belooft de inschrijver dat ze een plan opgesteld hebben of gaan opstellen ter bevordering van diversiteit en inclusie binnen hun eigen bedrijf. Dat is goed, alleen het zegt eigenlijk nog weinig, eigenlijk alleen dat inschrijver belooft te voldoen aan zijn eigen plan. Het opstellen van een charter kan een relatief makkelijke manier zijn voor zowel opdrachtgever als -nemer om aan MVOI-criteria te voldoen. Dat vind ik jammer, want naar mijn mening kan en moet er meer gedaan worden. Als inkoopadviseur is het dan ook je taak om te achterhalen wat de markt nog meer kan doen, en de opdrachtgever hierin mee te krijgen. Zoals Johannes net al aangaf zijn daarbij de adviesvaardigheden essentieel.”
Met social return wordt wél al jarenlang met succes veel impact gemaakt. Johannes: “Dat wordt heel veel uitgevraagd. Er zijn talloze voorbeelden waar door de inzet van social return relevante impact wordt gemaakt. De doelstelling om te voldoen aan Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) is een voorbeeld waarbij impact maken in de praktijk nog moeilijk is. Dat komt omdat je veel kennis moet hebben van de industrie waar je iets vandaan haalt en de bijbehorende internationale toeleveringsketen. Bij software vind ik het bijvoorbeeld lastig, want hoe kom je erachter of die energiezuinig is en niet onder slechte arbeidsomstandigheden in India wordt ontwikkeld? Het is een wereld waar veel geld in omgaat, dus daar is nog veel te winnen.”
Tips voor andere inkoopadviseurs om meer duurzaamheid te bewerkstelligen
Als inkoopadviseur is het niet altijd makkelijk om duurzaamheid te realiseren. Teun en Johannes hebben gelukkig tips die hierbij helpen. Teun: “Met wat motivatie vanuit jezelf als inkoopadviseur kun je heel ver komen. Motivatie bij de opdrachtgever is ook belangrijk, maar soms moet je die wel eerst overtuigen van het belang van duurzaamheid. De kennis waar het gaat om het mogelijke duurzame, sociale en innovatieve aanbod is er niet altijd meteen, maar die is wel te vinden. Bijvoorbeeld via een marktconsultatie, wat erg belangrijk is om te doen. Mijn belangrijkste tip is daarom om met iedereen in gesprek te gaan, dus met de opdrachtgever en de markt.”
"We zijn echt onderscheidend ten opzichte van de private sector en kunnen er trots op zijn dat we bijdragen aan een betere maatschappij"
Johannes: “Wat je ook inkoopt, er is eigenlijk altijd wel ergens maatschappelijke impact te behalen. Vroeger werd wel eens gedacht dat de meerwaarde marginaal is, dus besteedden we er geen aandacht aan. Lekker makkelijk. Maar ik heb nog geen traject meegemaakt waar geen impact viel te behalen. Ga er dus vooral mee aan de slag en laat je inspireren. Je hebt zoveel congressen, webinars en dergelijke die specifiek gaan over wat jij gaat inkopen. De mogelijkheden zijn er. Alleen het gaat erom dat je zelf die energie voelt om ermee aan de slag gaan en het idee hebt van: ja, het heeft zin. Soms moet je even die drempel over. Dat maakt ons werk anders dan inkopen in de private sector. We zijn echt onderscheidend en kunnen er ook trots op zijn dat we bijdragen aan een betere maatschappij.”