Van papier naar praktijk: aan de slag met mensenrechten en milieu in productieketens

Wereldwijd is er meer aandacht voor het uitbannen van misstanden op het gebied van mensenrechten en milieu in productieketens. De rijksoverheid past de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) toe bij aanbestedingen om de markt te stimuleren om goederen en diensten op maatschappelijk verantwoorde wijze te produceren en te verhandelen. Hoe het Rijk dit de komende jaren gaat aanpakken, staat in de Uitvoeringsagenda ISV die onlangs naar de Tweede Kamer is gestuurd. 

Vlnr: Kim Moolenaar, Myrthe Vogel, Marianne Oomen

Ketenverantwoordelijkheid

Bij ISV (ook wel ketenverantwoordelijkheid genoemd) wordt van leveranciers gevraagd dat zij analyseren of er risico's zijn op schendingen van arbeidsnormen, mensenrechten en milieu in hun productieketen. Als die er zijn, moet de leverancier zich inspannen om deze risico's te voorkomen of te verkleinen en actie ondernemen om schendingen aan te pakken. Om de toepassing van deze voorwaarden verder te verbeteren, hebben de ministeries van Binnenlandse Zaken (BZK), Buitenlandse Zaken (BZ) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) onlangs de uitvoeringsagenda ISV opgesteld en naar de Tweede Kamer gestuurd. In deze rijksbrede uitvoeringsagenda zijn de acties beschreven die de ministeries en andere rijksorganisaties gaan oppakken om de toepassing van de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) in de rijksinkoop te verbeteren. Wij spraken met Myrthe Vogel, aanbestedingsjurist en dossierhouder ISV bij het ministerie van BZK, Marianne Oomen, adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) bij PIANOo en Kim Moolenaar, senior beleidsmedewerker internationaal MVO-beleid bij het ministerie van BZ, over deze uitvoeringsagenda en hoe je met ISV bij een aanbesteding écht impact kunt maken. 

Méér dan een vinkje zetten

Impact maken met ISV is een proces waarin verschillende stappen gezet moeten worden. Myrthe: “Mensen denken bij ISV vaak direct aan impact maken in de keten, bijvoorbeeld minder kinderarbeid. Dat willen we allemaal en is ook het uiteindelijke doel. Maar dat begint bij gedragsverandering van het bedrijf. Het is belangrijk dat een bedrijf zicht krijgt op de risico's in de keten, geïdentificeerde risico’s vervolgens aanpakt en deze aanpak ook monitort. Volgens mij hebben we dan al een enorme stap gezet.”
Myrthe: “Je kunt makkelijk die ISV voorwaarden opnemen in je contract, maar je moet het ook opvolgen. Daar is nog heel veel winst te behalen, daar gaat de ISV Uitvoeringsagenda bij helpen. Vanuit het ministerie van BZK monitoren we nu vooral of ISV rijksbreed in de contractvoorwaarden wordt opgenomen, maar we gaan ook meer monitoren of die opvolging er is. Zo willen we samen ervoor zorgen dat ISV meer is dan alleen een vinkje.”

Niet vrijblijvend

“De toepassing van ISV in de overheidsinkoop maakt onderdeel uit van de rijksbrede inkoopstrategie Inkopen met Impact en het bredere kabinetsbeleid op het gebied van Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO). IMVO-beleid heeft als doel dat bedrijven verantwoordelijkheid nemen om negatieve gevolgen van hun activiteiten, producten of diensten te voorkomen, te stoppen of te beperken. Deze verantwoordelijkheid volgt uit de OESO-richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen en de UN Guiding Principles on Business and Human Rights. Inkoop is daarbij een van de instrumenten. De toepassing van ISV binnen inkoop moet ertoe bijdragen dat meer bedrijven die aan de overheid leveren IMVO, en specifiek de zogenoemde ‘gepaste zorgvuldigheid’ op het terrein van mensenrechten en milieu, gaan toepassen.” vertelt Kim. 

“ISV bij de Rijksoverheid is niet nieuw, maar in de praktijk wordt er niet altijd opvolging aan gegeven,” zegt Marianne. “Met de acties uit de Uitvoeringsagenda moet het makkelijker en duidelijker worden hoe de voorwaarden effectiever ingezet kunnen worden door inkopers, contractmanagers en opdrachtgevers.” “ISV is in ieder geval verplicht bij acht risicocategorieën, zoals Energie, Bedrijfskleding en ICT werkomgeving Rijk. Dat betekent dat in alle grote aanbestedingen vanuit die categorieen , de ISV-voorwaarden worden opgenomen in de aanbestedingsstukken en het contract. Dat vraagt iets van alle betrokkenen in de inkoopketen, waaronder opdrachtgevers en in het bijzonder contractmanagers”, vult Myrthe aan. “Maar ook daarbuiten, in andere categorieën en in (kleinere) opdrachten die departementen los van het categoriemanagement inkopen kun je goed met ISV aan de slag.”

Het due diligence proces & ondersteunende maatregelen

Ondersteuning voor aanbestedende diensten

Hoe pak je ISV in de praktijk goed aan? Marianne: “In de basis is de aanpak voor due diligence (gepaste zorgvuldigheid) hetzelfde (zie bovenstaande afbeelding). Maar dit vraagt ook van inkopers en contractmanagers om de juiste vragen te stellen aan leveranciers. Als je op tijd begint met de voorbereiding, in gesprek gaat met de markt en de risico’s onderzoekt, dan kun je ISV gericht uitvragen in de aanbesteding en de reacties van bedrijven beter beoordelen. Om de focus te bepalen stel je volgens de OESO-richtlijnen twee vragen: Hoe ernstig zijn de risico’s en hoe waarschijnlijk is het optreden hiervan? Tijdens de uitvoering kun je samen kijken waar de verbeterpunten liggen, hoe je daarmee om wilt gaan, en hoe je de samenwerking en transparantie kan vergroten om verschil te maken. De voorbereidingsfase en contractfase zijn dus de twee zwaartepunten om van een voorwaarde op papier naar impact in de praktijk te komen.”

“Om hierbij te helpen, zijn we bij PIANOo begonnen met Ondersteuning ISV.Aanbestedende diensten en buyer groups kunnen vragen stellen over ISV in hun concrete aanbesteding of marktvisie. Bijvoorbeeld wat de risico’s zijn in de keten van je inkoopcategorie, hoe je een due diligence (gepaste zorgvuldigheid) rapport beoordeelt of hoe je in de contractfase het gesprek over ISV aangaat met je leverancier. Wij koppelen de vraagsteller aan een passende expert. De antwoorden maken we breder toegankelijk voor andere aanbestedende diensten. Het praktijkvoorbeeld van de categorie connectiviteitis hier een voorbeeld van. Met een expert zijn de risico’s samen met bedrijven inzichtelijk gemaakt, waardoor is gekozen voor een heel specifiek segment van het product om impact te gaan maken. Zo helpt Ondersteuning ISV om het gat tussen de theorie en de toepassing in specifieke ketens te dichten. Voor bedrijven is er het MVO steunpunt.“

Myrthe: “Ik vind het ook een mooi voorbeeld, omdat de categorie connectiviteit heeft aangegeven het ISV-beleid wel te willen toepassen, maar niet goed te weten hoe. Juist om in dat soort concrete toepassingsvragen te ondersteunen hebben we Ondersteuning ISV opgericht naar het succesvolle pilotproject Team ISV Natuursteen (TIN) dat de afgelopen vier jaar liep vanuit het IMVO-convenant TruStone. Deze categorie koopt vooral diensten in, hun leveranciers kopen op hun beurt de daarvoor benodigde producten in. De categorie vond het daarom lastig te bepalen waar de risico’s liggen en wat zij vanuit hun positie in die keten kunnen doen op het gebied van ISV. Ik ben dus heel blij dat de categorie connectiviteit zich gemeld heeft bij PIANOo voor ondersteuning. Wat ook mooi is, is dat zij door PIANOo gekoppeld zijn aan SOMO, een van de NGO’s met veel expertise, en dat zij zo een stap vooruit hebben kunnen zetten. Uiteindelijk gaat het erom dat je dit soort kleine stappen durft te zetten, dat je daarin dingen uitprobeert, dat je ook durft te zien en aan te geven wat je nog niet weet en de samenwerking opzoekt waar je expertise mist . Door vervolgens te focussen op een specifiek onderdeel maak je het behapbaar.”

Open dialoog over verbetering

Marianne: “Transparantie bij leveranciers is heel belangrijk. In zo’n traject vraag je van een leverancier dat die alle informatie ophaalt bij zijn onderleverancier, die vervolgens weer hun leveranciers moeten benaderen. Als er ergens in de keten mensenrechtenschendingen zijn is uiteindelijk iedereen verantwoordelijk, inclusief de opdrachtgevers en inkopers bij de rijksoverheid. Wanneer je zegt ‘dit bedrijf doet het fout, dus we kopen daar niet in’, verandert er ook niks. De OESO-richtlijnen en inkoopbeleid stellen dat bedrijven en de rijksoverheid juist de invloed die zij hebbben moeten gebruiken om een risico aan te pakken. Je moet elkaar kunnen vertrouwen dat als er een risico naar boven komt, je samen werkt aan een oplossing. Dat vraagt om een open gesprek.”

Myrthe vult aan: “Dat vertrouwen kun je versterken door in je aanbestedingsstukken ook te benoemen wat de bedoeling is van ISV en due diligence. Dat is juist om risico’s boven water te krijgen en stappen te zetten om die aan te pakken. Het gaat er dus niet om een mooi-weer-verhaal te ontvangen, terwijl we weten dat er risico’s zijn en anders partijen bij voorbaat uit te sluiten van opdrachten.”

Gebrek aan kennis hoeft geen gebrek aan actie te betekenen

Gebrek aan kennis zit mensen die aan een aanbesteding werken en bedrijven die zich inschrijven vaak in de weg om ISV goed toe te passen. Naast de inschakeling van experts bij aanbestedingen, is kennisdeling daarom een belangrijk onderdeel van de uitvoeringsagenda ISV. Kim: “Kennis die beschikbaar is vanuit de Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO) convenanten en andere IMVO activiteiten, wordt makkelijker beschikbaar gemaakt voor inkopers. Ze hoeven natuurlijk geen expert te worden op elke IMVO aspect, maar een basis moet er wel zijn.” Myrthe: “In het delen van kennis, ook binnen de inkoopwereld, is nog veel winst te behalen. Tegelijk denk ik dat je zelfs zonder veel kennis al best actie kunt ondernemen. Dat er zelfs dan dingen in beweging komen zien we ook in de praktijk. Vanuit de informatie die er al wel is en de standaardteksten vanuit het ISV-beleid, kun je al tot een aantal kritische vragen komen waarmee je een heleboel extra informatie kunt krijgen en de dialoog kunt openen. Die open dialoog is een heel belangrijk middel waar we allemaal aan kunnen werken en die op zichzelf al effect heeft. Toch wil ik dat kennisgebrek zeker niet bagatelliseren. Die is ook belangrijk om de verkregen informatie steeds beter te kunnen beoordelen en gerichtere vragen te kunnen stellen. Het kennisniveau gaan we hopelijk verbeteren vanuit de uitvoeringsagenda met o.a. Ondersteuning ISV door PIANOo, het budget voor inschakeling van externe expertise en IMVO-kennisuitwisseling.” 

E-learning en meer

Het delen en ontwikkelen van kennis en de ondersteuning staan niet los van elkaar. “PIANOo maakt als opvolging van de ISV Academy een e-learning ISV die je als inkoper, opdrachtgever of beleidsmedewerker eind dit jaar zelfstandig kunt doorlopen. Dat gaan we combineren met bijeenkomsten waarin je ervaringen kunt uitwisselen. Loop je vast? Dan kun je terecht bij Ondersteuning ISV. En de antwoorden op de vragen uit Ondersteuning ISV verwerken we weer in de e-learning. Zo grijpen de handvatten voor basiskennis, het netwerkcomponent en steun bij specifieke vraagstukken mooi in elkaar,” vertelt Marianne.

Voor contractmanagers komen er specifieke informatie en tools beschikbaar. Myrthe: “Als onderdeel van de ISV-uitvoeringsagenda komen er ook een praktische handreiking ISV en een kennisnetwerk om contractmanagers te helpen om ISV toe te passen in de contractfase. Dat is waar het uiteindelijk moet gebeuren. Je neemt een contractuele verplichting op en na contractsluiting moet er iets gedaan worden met die verplichtingen. Dan ga je het gesprek aan over mogelijke risico’s, moet er een risicoanalyse komen en een verbeterplan. Omdat mensen aangeven dat ze het lastig vinden om heel concreet te krijgen wat ze in de contractfase moeten doen, komt er een handreiking die het makkelijker moet maken om ISV in de praktijk uit te voeren en een kennisnetwerk zodat collega’s gemakkelijker onderling kennis en ervaring kunnen delen.” 

Bredere bekendheid én toepassing van ISV

Een belangrijk volgend onderdeel van de uitvoeringsagenda is om ISV beter onder de aandacht te brengen. Niet iedereen is er simpelweg van op de hoogte. “Daarom gaan we inzetten op communicatie in brede zin, zowel richting inkopers als contractmanagers en opdrachtgevers. Met een communicatiecampagne gaan we de beschikbare kennis, ervaring en handvatten breed onder de aandacht brengen bij alle betrokkenen bij aanbestedingen binnen het Rijk. Zo willen we ISV hoger op de agenda krijgen van stakeholders en het toepassen ervan stimuleren. Binnen het Rijk zijn er ook opdrachtgevers en inkopers die ISV toepassen, ook al zijn ze dat niet verplicht. En wat ik ook mooi vind, is dat er categorieën zijn, zoals de categorie Datacenters en consumptieve dienstverlening, die ervoor kiezen om niet alleen maar de verplichting, dus die contractvoorwaarden, op te nemen, maar ISV ook nog op andere manieren opnemen, bijvoorbeeld in gunningscriteria. Daarmee zorg je ervoor dat in de aanbesteding partijen al beloond worden die beter bezig zijn met ISV. Dat doe je niet met de contractvoorwaarden, want daar moet gewoon iedere partij die uit de aanbesteding komt stappen gaan zetten of verbeteringen doorvoeren. ISV verwerken in de gunningscriteria is nu niet verplicht, maar we gaan wel kijken of we dat meer kunnen stimuleren,” vertelt Myrthe.

Heb je een vraag over ISV voor jouw aanbesteding? Vraag dan Ondersteuning ISV voor concrete hulp.
Mail algemene vragen naar het vragenloket van PIANOo.