Circulariteit is de nieuwe norm, ook op kantoor
Een oude kast die een nieuw leven krijgt als bankje. Een bestaande stoel wordt met een nieuwe stoffering weer als nieuw. In 2017 ging de Rijksinkoopcategorie Kantoorinrichting de markt op met de eerste circulaire contracten. Het doel? Het bestaande meubilair zo lang mogelijk (her)gebruiken, en zo min mogelijk nieuwe grondstoffen aanboren. En dat is beter voor het milieu, want met de inzet van een refurbished bureau of bureaustoel bespaar je 90% CO2 vergeleken met een nieuw meubelstuk.
Ondertussen zijn vrijwel alle Rijksorganisaties opgenomen in een overeenkomst voor circulair kantoormeubilair. En bij elk van de vier facilitair concerndienstverleners (CDV) van het Rijk is een makelaar roerende goederen aangesteld. “Dat er geld en tijd wordt vrijgemaakt voor een nieuwe functie is het mooiste bewijs dat circulariteit ook bij de top steeds hoger op de agenda staat,” zegt Marieke van Weerdhuizen, strategisch contractmanager van de categorie kantoorinrichting bij Rijkswaterstaat. De makelaar roerende goederen brengt al het meubilair van een organisatie in kaart. Henk Jaap Buikema is makelaar roerende goederen bij Facilitair Management Haaglanden (FMH): “We brengen vraag en aanbod bij elkaar. Als er ergens meubilair nodig is, kijken we nu eerst of we dat niet al ergens hebben staan en kunnen hergebruiken.”
Samenwerking met leveranciers
Dat de circulaire contracten zijn getekend betekent niet dat iedereen nu achterover kan leunen in een refurbished stoel. “Het op de markt zetten van het contract is eigenlijk pas het begin,” zegt Marieke. “Het categorieteam, de CDV’s en de leveranciers moeten het contract samen verder uitwerken. Je moet bijvoorbeeld afspraken maken over wat jouw leverancier nodig heeft om bestaand meubilair in nieuwe inrichtingen in te zetten, en wat de opleverkwaliteit van refurbished meubilair moet zijn.” Om samen te kunnen ontwikkelen moet je hetzelfde doel voor ogen hebben en hiermee een win-win situatie creëren. Marieke: “Daar zorgen we voor door prestatieafspraken te koppelen aan onze circulaire doelen, we vragen de leverancier bijvoorbeeld om een bepaald percentage refurbished meubilair te leveren. En als de gevraagde prestatie behaald wordt is dat medebepalend voor contractverlenging. Dat maakt dat er een extra stimulans ontstaat om met hergebruik aan de slag te gaan.”
Omslag voor de markt
De transitie naar circulair meubilair zorgt voor verschuivingen in de markt. “De leveranciers maken de omslag van het alleen maar leveren van nieuwe producten naar het leveren van diensten,” legt Marieke uit. “Ze moeten geld gaan verdienen met het refurbishen, onderhouden en repareren van bestaand meubilair. Werkprocessen en verdienmodellen van leveranciers zijn hier nog niet op ingericht. Er komen nu ook steeds meer bedrijven die zich alleen maar bezighouden met levensduurverlenging van bestaand meubilair.” De leverancier krijgt een hele andere rol: ze zoekt samen met de makelaar roerende goederen naar mogelijkheden om bestaand meubilair in te zetten. Henk Jaap: “Twee jaar geleden was dat nog ondenkbaar, maar nu verwachten we dat onze leveranciers hierover meedenken. Bij de herinrichting van Terminal Noord kijkt onze leverancier bijvoorbeeld welk meubilair daar nu staat en neemt dat mee in het voorstel voor de nieuwe inrichting.”
Vraag en aanbod centraliseren
Volgens Henk Jaap is het centraliseren van vraag en aanbod een belangrijke eerste stap richting een volledig circulaire kantoorinrichting. Daarom is de bestaande voorraad centraal inzichtelijk gemaakt en is een centrale postbus ingericht voor meubilair: “Als er een aanvraag binnenkomt kijken we eerst wat we al binnen FMH hebben en of we de aanvraag kunnen invullen met het bestaande meubilair. Er kan niks worden ingekocht zonder goedkeuring vanuit de postbus. Op die manier krijgen we steeds meer zicht en grip op de aanschaf van meubilair.” FMH heeft bijna 70.000 stuks meubilair in gebruik. Pas als je inzichtelijk hebt gemaakt wat je allemaal hebt, en in welke conditie, kun je onderhouds- en vervangingsplannen opstellen. “We zijn begonnen met het inventariseren van het meubilair in een meubelmanagementsysteem,” vertelt Henk Jaap. Dat maakt het ook makkelijker om op verschillende locaties standaard-oplossingen toe te passen: “In de Hoftoren stonden stoelen met afbladderende lak. Dat losten we op door een hoes te laten maken voor de stoelen die ter plekke op de stoel aangebracht kan worden. Dankzij het meubelmanagementsysteem weet ik dat op de Koningskade dezelfde stoelen staan, met hetzelfde probleem. Daar kunnen we dezelfde oplossing gebruiken.”
Krakkemikkig
De weerstand tegen circulaire kantoorinrichting neemt steeds meer af, merkt Henk Jaap. “Toen we de postbus gingen inrichten moesten de FMH-collega’s even wennen. In plaats van decentraal aanschaffen of afstoten vindt nu centrale afstemming plaats via de postbus. Nu heeft de postbus zich bewezen. We kunnen een meubelstuk vanuit de bestaande voorraad vaak heel snel leveren, sneller dan dat er nieuw wordt besteld via de leverancier.” Alleen bij de gebruiker ziet Henk Jaap nog wel eens koudwatervrees: “Ze denken soms nog dat refurbished betekent dat je allerlei verschillende producten krijgt, of dat het krakkemikkig is. Maar dat is echt niet aan de orde, want er zit gewoon garantie op refurbished meubilair.”
Circulaire kantoorinrichting is de nieuwe norm
Henk Jaap en Marieke zijn het met elkaar eens dat circulaire kantoorinrichting de nieuwe norm is geworden binnen de Rijksoverheid. Marieke: “Als overheid proberen we toonaangevend te zijn voor andere opdrachtgevers en de markt. We werken nauw samen met de markt. Zij hebben er ook baat bij want ze kunnen met ons mee ontwikkelen.” De resultaten van de afgelopen jaren zijn veelbelovend:
- In het eerste half jaar van 2020 heeft FMH al drie keer zo veel refurbished meubelstukken ingezet als in heel 2019.
- De concerndienstverleners (FMH, RWS, DJI en BCFD) hebben in 2019 gemiddeld 40% van de werkplekken ingericht met bestaand meubilair via Rijksmarktplaats.
- Nieuw meubilair dat door het Rijk wordt ingekocht bestaat voor 50% uit gerecycled en/of hernieuwbaar materiaal.
Om de circulaire kantoorinrichting tot een nog groter succes te maken, zouden er volgens Henk Jaap en Marieke nog een aantal regelingen aangepast kunnen worden. “Als de Rijksoverheid nu meubilair afstoot loopt dat via domeinen, en daardoor komen de grondstoffen niet bij de leverancier terecht,” vertelt Henk Jaap. “Terwijl die er nog wel iets moois van zou kunnen maken.”
Tips van Marieke en Henk Jaap
Ook aan de slag met een circulair contract? Marieke en Henk Jaap hebben een aantal tips.
- Zorg voor aanjagers, zowel bij de categorie als bij interne opdrachtgevers. Bij FMH is programmamanager duurzame dienstverlening Nynke de Jong hier een goed voorbeeld van.
- Maak er veel tijd en ruimte voor vrij, want het werk begint eigenlijk pas echt als het contract gesloten is.
- Maak percentages of andere duurzaamheidsindicatoren bij een lopend contract – in dit geval het percentage refurbished meubilair - medebepalend voor contractverlenging.
- Begin klein. Marieke: “Binnen de contracten zijn we ook begonnen met kleine hoeveelheden heringezet meubilair en dat loopt nu gestaag op.”
- Zorg dat de leverancier hetzelfde belang heeft, want je bent voor een groot deel afhankelijk van de leverancier.