Duurzamer, kleiner en goedkoper dan laptops: de Refurbished Thin Clients van Defensie
Het ministerie van Defensie zette een baanbrekende stap in de duurzame modernisering van haar werkomgeving, met de introductie van de Refurbished Thin Clients (RTC). Deze nieuwe technologie heeft niet alleen gezorgd voor een efficiëntere en compactere werkomgeving op afstand, maar draagt ook aanzienlijk bij aan een kleinere ecologische voetafdruk voor Defensie. Met meer dan 9500 eenheden al geleverd en een aanzienlijke tevredenheid onder gebruikers, markeren deze RTC’s een duurzame vooruitgang voor Defensie – en mogelijk ook voor andere departementen en organisaties. “De RTC is snel, veilig, maar vooral zuinig. We raden het iedere organisatie aan.”
Meer op afstand werken
Zoals overal nam het thuiswerken ook bij Defensie een toevlucht tijdens de coronapandemie. “Maar wij doen in de kantoren en kazernes eigenlijk alles met hardware aangesloten op monitoren, omdat we werken in de extra beveiligde MULAN-omgeving”, vertelt Anton Meeuwsen, assortimentsmanager bij het Expertise Centrum van Joint IV Commando (JIVC), onderdeel van Commando Materieel en IT (COMMIT) van Defensie. “De vraag naar werklaptops nam sterk toe tijdens de coronacrisis. Die werklaptops moesten voldoen aan een flink eisenlijstje op het gebied van veiligheid. Maar ze moesten ook compatibel zijn met de Telestick, het apparaat waarop MULAN is geprogrammeerd en dat thuiswerken mogelijk maakt. En ze moesten natuurlijk zuinig en duurzaam zijn.” Een kostenplaatje was de volgende stap. En die viel tegen. Het bewoog het team van Anton om op zoek te gaan naar een alternatief.
Refurbished Thin Client
Die vonden ze met Dustin, een voor Defensie bekende leverancier in IT-producten en diensten. “Onze samenwerking met het ministerie van Defensie gaat ver terug”, bevestigt Ramon van den Boogaard, accountmanager bij Dustin. “Door onze ervaring en strakke lijntjes konden we vrij snel met een nieuw product komen, dat voldeed aan de specifieke voorwaarden van een bijzondere klant als Defensie.” Dit nieuwe product is de Refurbished Thin Client (RTC), een dun computerkastje dat online communiceert met een server waarop de applicaties en bestanden staan – MULAN, dus, in het geval van Defensie.
“Dit kastje kunnen defensiemedewerkers gewoon aansluiten op hun monitor, wanneer ze op een andere locatie werken”, legt Anton uit. En dat gaat uitstekend. “We begonnen met een testfase bij 100 gebruikers, die we om feedback vroegen. Inmiddels zijn er 9500 RTC’s geleverd bij werknemers thuis. We horen vrijwel louter lovende reacties. Aansluiten is zo gepiept en de verbinding is razendsnel.” Later voegt Anton toe: “Met name de snelle levering verraste veel mensen. Die eer komt vooral Dustin toe.”
Duurzame bezorging
Ramon neemt het over: “In samenspraak met Defensie levert Dustin de RTC’s direct aan huis. Dat neemt de tussenkomst van een centraal depot weg. Met het oog op de kosten, maar vooral op duurzaamheid, is dat een voordelige keuze.” Daarop aansluitend is Dustin momenteel volop bezig met de overgang naar volledig elektrisch vervoer. “En we zorgen er altijd voor dat de meest efficiënte routes worden gekozen om de impact op het milieu te minimaliseren”, voegt Ramon toe. “Dat doen vanuit de duurzaamheidsvisie van Dustin, maar ook omdat het Rijk op dat gebied simpelweg eisen stelt in aanbestedingen. We zorgen uiteraard dat we daaraan voldoen.”
“Het energieverbruik van een RTC is nog geen fractie van het verbruik van een laptop.”
Extreem energiezuinig
Nadat de defensiemedewerker de RTC heeft ontvangen via de duurzame leveringsmethode, kan hij of zij er direct mee aan de slag. De grootste winst tijdens het gebruik van de RTC zit ‘m in het beperkte stroomverbruik ervan. “Het energieverbruik van een RTC is nauwelijks meetbaar”, glundert Anton. “Het is nog geen fractie van het verbruik van een laptop.” De onlineverbinding met de software en het compacte formaat van de RTC is hiervoor verantwoordelijk, volgens Ramon. “Ook onderhoud en upgrades kosten hierdoor minder energie. De toepassing van de RTC brengt zo een minimale ecologische voetafdruk met zich mee.”
Anton: “En als de gebruikers tegen technische problemen aanlopen of vragen hebben, kunnen ze terecht bij ons serviceteam. De serviceafdeling en backoffice zijn gericht op sociale duurzaamheid, met inzet van werknemers vanuit de arbeidsparticipatiewet.” Kort daarna voegt hij toe: “Maar het liefst hebben we uiteraard dat de gebruiker zo min mogelijk hulp nodig heeft. De meeste vragen ondervangen we dan ook aan de voorkant, door een goede handleiding en een website met veelgestelde vragen, waar men ook reviews achter kan laten. Zo helpen gebruikers elkaar.”
Circulair product
Een korte, zuinige distributie en minimaal stroomverbruik tijdens gebruik. Dat klinkt duurzaam, maar hoe zit dat met de productie van de hardware? “Anders dan vele standaard Thin Clients zijn deze ‘refurbished’, gereviseerd. Dit is een term voor producten die ná gebruik worden gecontroleerd, zo nodig gerepareerd en opnieuw worden aangeboden voor hergebruik. De RTC’s passen hierdoor in een circulaire economie, waarin hergebruik en verlengde levensduur van apparaten centraal staan”, vertelt Ramon. “Dit doen we voor Defensie ook bij een andere veelgevraagde producten: smartphones en tablets. Bij de uitrol van nieuwe devices worden de oude ingenomen en indien mogelijk gereviseerd voor hergebruik en anders gedemonteerd tot onderdelen voor herinzet. Wat overblijft wordt op milieuvriendelijke wijze vernietigd en afgevoerd. Daarnaast wordt elke nieuwe smartphone die Defensie aanschaft gecompenseerd door het weghalen van een oud toestel van een afvalberg in een derdewereldland.” Hiervoor werken Dustin en Defensie samen met Closing the Loop, dat is de organisatie die ICT-afval in onder meer Afrika verzamelt en verwerkt. Op deze wijze wordt de productie van nieuwe telefoons ‘e-waste-neutraal’ gehouden.
Mobile Thin Client
Het succes van de RTC opent mogelijk deuren voor andere organisaties en departementen van het Rijk. “Ik raad het absoluut aan, het gebruiksgemak is erg groot”, geeft Anton aan. “Hoewel de gebruiker vooralsnog wel een monitor nodig heeft voor het gebruik. Dat maakt deze variant wat minder handig voor wie vaak op meerdere verschillende locaties werkt. Maar daarvoor biedt Dustin een andere oplossing aan...” Ramon vult hem aan: “We leveren ook mobiele thin clients. Een 'uitgeklede' versie van een laptop die als thin client ingezet wordt, zonder dat het ten koste gaat van de eerdergenoemde voordelen. Zodra die in gebruik wordt genomen, zie ik weinig obstakels voor gebruik door andere organisaties.”