Inkopen met impact werkt, máár: ‘voer de acties uit inkoopstrategie uit!’

Inkopen met Impact onder de loep: econoom Jacco van Berkel onderzocht samen met professor Fredo Schotanus het effect van de inkoopstrategie die in oktober 2019 werd gelanceerd. Wordt er sinds de strategie duurzamer ingekocht? En hoe groot is dat effect? Jacco praat ons bij over resultaten én kansen voor de toekomst.

Foto van onderzoeker en econoom Jacco van Berkel
©Jacco van Berkel

Als bachelorstudent kreeg Jacco van Berkel in maart 2020 huiswerk mee van zijn begeleider, professor Fredo Schotanus: lees die inkoopstrategie van de Rijksoverheid maar eens, en bekijk wat ervan gekomen is. Zijn onderzoek richtte zich dan ook op het analyseren van zo’n 240 aanbestedingen om te kijken wat zo’n strategie doet voor duurzame inkoop. “We besloten ons te richten op duurzaam inkopen, omdat dat de eerste associatie is van inkopers bij de term ‘maatschappelijk verantwoord inkopen’ (MVI). Daar verwachtten we dan ook het meeste effect te kunnen zien.”

Jacco analyseerde vier groepen van 60 aanbestedingen:

  • 60 Rijksaanbestedingen die gepubliceerd werden in de 6 maanden vóór Inkopen met Impact (IMI) werd gepresenteerd
  • 60 Rijksaanbestedingen die gepubliceerd werden in de 6 maanden ná IMI
  • 60 gemeentelijke aanbestedingen in de 6 maanden vóór IMI
  • 60 gemeentelijke aanbestedingen in de 6 maanden ná IMI

“De gemeenten vormden onze controlegroepen: IMI is exclusief gericht op de rijksoverheid, en heeft niet direct invloed op gemeenten. We kozen deze groepen dus omdat we wilden meten of puur de strategie van invloed was op hoe het Rijk haar aanbestedingen inricht. We kozen ervoor om de vijf grootste gemeenten (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Den Haag en Eindhoven) niet mee te tellen, omdat we verwachtten dat zij de meest waarschijnlijke gemeenten zijn die zo’n inkoopstrategie in een vroeg stadium als inspiratie kunnen zien en het als eerste zouden oppakken. Dat risico verkleinen we zo.”

Analyse op high impact productgroepen

Een andere factor is de keuze om zoveel mogelijk aanbestedingen te analyseren binnen ‘high impact’-groepen, daar waar volgens IMI snel veel winst te behalen valt. Bijvoorbeeld vanwege inkoopvolume of de flexibiliteit in grondstoffen. Denk aan productgroepen als bedrijfskleding, energie, grond- weg- en waterbouw, datacenters en ICT-hardware of catering. “Wij vinden die het meest relevant, dat is waar je écht duurzamer moet aanbesteden. We konden vanwege de beperkte aantallen aanbestedingen in dit tijdsbestek niet 100% naar high impact kijken, maar we hebben dat zoveel mogelijk meegenomen in de datasets.” In drie rondes namen Jacco en Fredo samen de aanbestedingen door. Daarbij bespraken ze samen uitvoerig wat er opviel, en waar hun analyses verschilden. 

25% meer duurzame aanbestedingen

In de analyse zagen de onderzoekers vooral een groot korte-termijn-verschil tussen de aanbestedingen vóór en ná IMI: het aandeel duurzame aanbestedingen groeide van 30% naar 55%. “Dat kwam alleen terug bij de aanbestedingen van het Rijk, niet van gemeenten. In principe zie je al een langere trend van duurzaam inkopen, maar het verschil was zo significant dat we concluderen dat IMI daar waarschijnlijk grote invloed op heeft.”
In de analyse werden termen als CO2, de Milieukostenindex (MKI) en circulariteit veel vaker gevonden. Jacco: “Het wordt veel vaker serieus meegenomen in gunningscriteria, na het verschijnen van IMI. In onze analyse is het wel belangrijk dat het niet alleen blijft bij een CO2-ambitieniveau. Het moet door de hele leidraad duidelijk naar voren komen dat duurzaamheid serieus wordt meegewogen.” Hij stipt aan dat er vooral aankondigingen van aanbestedingen zijn geanalyseerd, wat vooral iets over de intenties aan het begin van het aanbestedingsproces zegt. Hoe die ambities vervolgens in de opdracht zijn gerealiseerd, is dan nog niet bekend.

Twee groepen inkopers

Een mooi eerste effect, maar Jacco plaatst dat wel in perspectief. “MVI wordt veel meer omarmd, maar vooral door een groep van inkopers die hier al toe bereid waren en de kennis en skills hadden om dit ook echt te doen. IMI geeft hen een zetje in de rug, en met resultaat. Maar de volgende stap is veel lastiger: hoe bereik je de groep inkopers (en opdrachtgevers!) die prijs-kwaliteit nog steeds belangrijker vinden dan maatschappelijke impact? Gelukkig geeft IMI daar alle handvatten voor.”

De concrete acties die Inkopen met Impact naar voren zet en die Jacco onderstreept, zijn:

  • Als organisatie moet je staan voor de principes van MVI.
  • Maak handleidingen, bied tools, instrumenten en experimenteerruimte om duurzaamheid in inkoopprocessen in te bedden.
  • Regel educatie en hands-on advies om werknemers meer kennis van duurzame criteria of duurzaam aanbesteden te bieden.
  • Zorg door middel van monitoring voor transparantie, inzicht in het effect van acties en stuur daarmee op impact.
  • Zorg dat ministeries met elkaar samenwerken om een groter, duurzamer resultaat te boeken.

Is dat primair de taak van de inkoper?

Jacco vindt dat er voor de inkopers van de overheid wel een unieke en grote verantwoordelijkheid ligt. “Je hebt het over 85 miljard publieke inkoop per jaar, en die is verantwoordelijk voor 18% van de klimaatvoetafdruk en 23% van het grondstofverbruik in Nederland. Dus ja: daar ligt zeker een verantwoordelijkheid om bij te dragen aan het halen van die kilmaatdoelen. Het effect overstijgt zelfs die 85 miljard, omdat je als overheid zo’n grote vraag vertegenwoordigt dat je aanbieders kunt stimuleren tot innovaties. Deze duurzame innovaties nemen zij weer mee naar opdrachtgevers en partners buiten de overheid. Zo ben je als overheid echt aanjager in de economie. En dus de verantwoordelijkheid van inkoop, ook die van de rijksoverheid voor hun deel van die 85 miljard en daarmee ook hun deel van de voetafdruk en het grondstoffengebruik in Nederland.”

Maar ook buiten inkoop is het behangrijk om MVI-bewust te denken, vindt hij. “De potentie van MVI moet men voelen binnen de hele overheid – dus ook gemeenten, provincies, Rijksambtenaren die niet direct met inkoop bezig zijn, enzovoorts. Daar zou je een belangrijke rol voor Denk Doe Duurzaam kunnen zien.” Het uitdragen van het gedachtegoed, maken van actieplannen, en het realiseren van de andere acties uit IMI is daarbij cruciaal. “Het is een cultuuromslag: je moet mensen erin laten geloven. Dat kost tijd, maar daarmee maak je wel het verschil.”