Toolkit communicatie Denk Doe Duurzaam

Hoe kun je (als rijksonderdeel) in je eigen organisatie en aan de buitenwereld laten zien dat jouw organisatie duurzaamheid, sociale ontwikkeling en innovatie belangrijk vindt? En hoe krijg je nog meer collega's zover dat ze duurzaam denken en doen? Hier vind je communicatiematerialen en tips die je kunt gebruiken om duurzaamheid meer zichtbaarheid te geven binnen jouw organisatie. De middelen in deze toolkit hebben de instemming van het ministerie van AZ en de huisstijlcoördinator van het ministerie van BZK, dat de toolkit liet maken.

De toolkit bestaat uit

Het projecticoon zet je in volgens de huisstijlregels, dus altijd mèt het ‘lintje’ van je rijksorganisatie. Raadpleeg bij twijfel over waar en hoe het icoon geplaatst kan worden, je huisstijlcoördinator. En geef het grafisch bureau de juiste regels mee. Een groot deel van de toolkit bestaat namelijk uit grafische ontwerpen, die je zelf kunt laten aanpassen en in het geval van de fysieke middelen: in productie kunt laten nemen. Zoals de tentoonstelling, banieren of het ambitiewebspel. Check daarbij altijd welke raamcontracten er voor je organisatie gelden.

En het allerbelangrijkste: doe het duurzaam

Er staan instructies en suggesties voor duurzaam materiaalgebruik bij elk middel. En wie weet kun je hergebruiken of de toolkit delen met collega’s. Zo hoeft de set na gebruik niet de prullenbak in, maar kan een ander ermee verder. De duurzaamheidscoördinator van je organisatie en haar of zijn collega’s van de facilitair dienstverleners, kunnen je vertellen of er al materialen zijn die je kunt hergebruiken. Bij het ministerie van BZK zijn in ieder geval al exemplaren gemaakt van het ambitiewebspel, de photobooth, de blokkenset en de werpmicrofoon. Als die niet in gebruik zijn, kun je ze lenen. Stuur ons een berichtje (invoegen postbus) om te checken of ze beschikbaar zijn, of wanneer je andere vragen hebt.

Word lid van de community!

Online zijn we natuurlijk ook actief. Hou jij je bezig met duurzame vraagstukken binnen de Rijksbedrijfsvoering? Word dan lid van de LinkedIngroep en schrijf je in voor onze nieuwsbrief om niets te missen. Deel de artikelen die je aanspreken in je eigen sociale media of die van je organisatie, met de hashtag #denkdoeduurzaam! Heb je zelf een idee voor een artikel, neem dan contact met ons op.

Ook MaatwerkvoorMensen is te volgen op LinkedIn en Twitter. Hun website staat vol met mooie artikelen, deel ze gerust!

Tot slot vind je in deze toolkit tips voor beïnvloeding van gedrag in je organisatie:

10 tips voor gedragsverandering

Met alleen beelden en tekst, krijg je mensen natuurlijk niet meteen in beweging. Gelukkig helpt de wetenschap ons een handje. Hieronder staan 10 tips die je kunt inzetten voor gedragsverandering. Wil je meer de diepte in? Op de pagina’s over gedragsverandering op de site Communicatierijk.nl vind je een schat aan informatie en hulpmiddelen.

Tip 1: houd het simpel
Informatie die eenvoudiger door het brein kan worden verwerkt, wordt beter opgenomen, eerder voor waar aangezien en positiever beoordeeld. Dit maakt het makkelijker voor je doelgroep om hun gedrag aan te passen. Andersom kan een ingewikkelde boodschap gewenst gedrag tegenwerken als je doelgroep er te veel over moet nadenken. Houd je communicatie dus zowel qua inhoud als vorm zo simpel mogelijk.

Tip 2: maak het mooi en leuk
Verpak je boodschap mooi. Bijvoorbeeld met het beeldmerk en de sjablonen in deze toolkit. En vertel aansprekende verhalen, gebruik emoties, aantrekkelijke boodschappers, een pakkende naam en mooie vormgeving. Of een spel-met-inhoud. Maak je het mooi en leuk, dan staan mensen eerder open voor je boodschap en denken ze er positiever over. Dit kan stimuleren en motiveren om gedrag te veranderen. Let wel op dat een mooie verpakking niet ten koste gaat van je boodschap.

Tip 3: laat het goede gedrag zien
Goed voorbeeld doet goed volgen. Laat daarom in je communicatie zien wat het goede gedrag is, en wat dat oplevert. Laat geen ongewenst gedrag zien: je loopt het risico dat mensen dan bevestiging krijgen dat het ongewenste gedrag blijkbaar normaal is. En mobiliseer de top en andere sleutelfiguren om het goede voorbeeld te geven!

Tip 4: laat mensen en situaties zien die herkenbaar zijn
De ‘tone of the top’ doet ertoe, maar mensen spiegelen zich ook graag aan anderen die dichterbij staan. Als je herkenbare mensen en situaties gebruikt in je communicatie, is de kans groter dat je doelgroep de boodschap accepteert en het gedrag kopieert. Ook verwerken mensen informatie beter als deze door een persoon wordt overgebracht.

Tip 5: geef concrete aanwijzingen
Geef de ontvanger van je boodschap heel concrete aanwijzingen en tips om het gewenste gedrag ook echt uit te kunnen voeren. Houd je handelingsperspectief simpel en haalbaar, en neem drempels zoveel mogelijk weg. Veel professionals zijn zich wel bewust van wat zij kunnen doen; een knop naar www.mvicriteria.nl is dan al genoeg. Maar medewerkers weten bijvoorbeeld niet altijd dat zij duurzaamheid ook kunnen ‘laten doen’. Als opdrachtgever voor inkoop van goederen en diensten kunnen zij hun impact vergroten. Je start in dat geval met bewustwording (denken) en wijst ze de weg naar hun inkooporganisatie (doen).

Tip 6: vermijd ontkenningen in je boodschap
Het impulsieve deel van het brein kan nuances moeilijk verwerken. Ontkenningen en negatieve formuleringen in een boodschap kunnen hierdoor verloren gaan. De kans is dan aanwezig dat een goedbedoelde boodschap anders wordt verwerkt door je doelgroep dan je wilt. Dit kan het ongewenste gedrag in de hand werken. ‘Scheid je afval’ wordt bijvoorbeeld beter door het brein verwerkt dan ‘Gooi je afval niet in allemaal in dezelfde bak’.

Tip 7: zet de sociale omgeving van je doelgroep in
Mensen zijn sociale wezens. Ze kopiëren het gedrag van vrienden, familie en anderen in hun omgeving en nemen meer van ze aan dan van een organisatie of persoon die ver af staat. Maak dus altijd gebruik van de gelegenheid om via de sociale omgeving van je doelgroep te communiceren. Door spraakmakende uitingen zorg je ervoor dat mensen in gesprek gaan over duurzaamheid.

Tip 8: speel in op emotie
Emoties hebben erg veel invloed op gedrag. Gewenst gedrag kan aantrekkelijker worden door hier in je communicatie positieve associaties aan te koppelen, bijvoorbeeld trots en blijdschap. Ongewenst gedrag wordt minder aantrekkelijk door een koppeling aan negatieve associaties, bijvoorbeeld spijt of angst. Ook kan het inspelen op emoties ervoor zorgen dat mensen bewust en onbewust meer aandacht voor je boodschap hebben. Wees voorzichtig met negatieve emoties: verdiep je goed in de emoties die je oproept en zorg altijd voor een concreet handelingsperspectief (zie tip 5).

Tip 9: communiceer daar waar het gedrag plaatsvindt
Communiceer zoveel mogelijk op de plekken waar het gedrag van je doelgroep daadwerkelijk plaatsvindt. Over afvalscheiding bij de afvalbakken, over vermindering van de footprint in de kantine of over de kracht van inkoop op de site met de inkoopformulieren. Zo kan je op een relevante plek het gewenste gedrag onder de aandacht brengen en mensen daar motiveren om het goed te doen. Naast communicatie kan het aanpassen van de omgeving zelf het gewenste gedrag makkelijker maken. Bijvoorbeeld door een duurzame lunchkeuze makkelijker te maken dan de niet-duurzame optie door het op ooghoogte leggen van duurzame producten in een kantine.

Tip 10: houd het lang vol en herhaal
Gedrag verander je niet in één keer. Mensen moeten tien tot twintig keer blootgesteld worden aan een boodschap voor het hun gedrag beïnvloed. Bovendien kan het soms jaren duren voordat gedrag duurzaam verandert. Knip je communicatie dus in kleine stukjes op en communiceer er vaak over. Ga niet voor volledigheid in één keer, maar serveer het in kleine hapjes.