Gunningsmodel voor hardware van datacenters wekt internationale interesse

Op 8 en 9 maart vond Sustain 2021 plaats, een online conferentie van EcoVadis. Verschillende sprekers vertelden over hun ervaringen met duurzaam inkopen. Uit 79 verschillende landen waren 3.000 deelnemers aanwezig. Rijksinkoop werd op de internationale conferentie vertegenwoordigd door Albert Geuchies, contractmanager bij de Rijkscategorie Datacenters.

Foto van Albert Geuchies, contractmanager bij de Rijkscategorie Datacenters
©Quintalle Nix

Internationale Sociale Voorwaarden

In 2019 het nieuwe inkoopbeleid Inkopen met Impact aan de Tweede Kamer gepresenteerd. Bij de inkoop van hardware voor datacenters is dit een extra steun in de rug voor de duurzame koers die zij al sinds 2016 voeren. “We richten ons op de thema’s klimaat (CO2-reductie), circulariteit (materialen) en verduurzaming van de toeleveringsketen, Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)”, vertelt Albert Geuchies, die werkzaam is bij het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) Noord van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). “Deze thema’s zie je terug in de aanbestedingen en contracten van de categorie Datacenters.” Daarbij zet hij onder meer een gunningsmodel in dat zijn collega’s van het IUC Noord samen met het categorieteam ontwikkelden op basis van de EcoVadis-scores. Dat model maakt het mogelijk om binnen de aanbestedingsregels nadere uitvragen te doen op de duurzame thema’s: klimaat, arbeids- en mensenrechten, ethiek en duurzame inkoop (procurement).

“EcoVadis vraagt bijvoorbeeld bewijzen op. Hun audit geeft veel zekerheid over het productieproces waar het gaat om duurzaamheid en ethiek."

Risico’s

Bij de inkoop van hardware voor datacenters is het volgens Albert lastig om als contractmanager zicht te houden op de gehele productieketen. “Er is te weinig transparantie in de keten, dat is het grootste probleem. Je weet vaak niet waar de spullen of onderdelen vandaan komen en wat de omstandigheden precies zijn waaronder ze zijn geproduceerd. Het is een ingewikkelde klus om te controleren of de duurzaamheidsafspraken ook echt worden nageleefd, ook voor bedrijven die met andere leveranciers samenwerken. Die controles kosten ook enorm veel tijd en niet altijd is daar expertise voor in huis, bijvoorbeeld op het gebied van mensenrechten.” De samenwerking met EcoVadis biedt welkome houvast en meer zekerheid, omdat ze ervoor zorgen dat inkopers met partijen in de hele keten in gesprek gaan over duurzaamheid.

EcoVadis is een Third Party Auditor: een samenwerkingsplatform waarmee bedrijven de prestaties op het gebied van duurzaamheid van hun leveranciers kunnen evalueren. Dat platform is gespreid over 150 sectoren en 110 landen. Daarmee kunnen bedrijven de risico’s beheersen en eco-innovaties aanmoedigen in de productieketens. Albert: “EcoVadis vraagt bijvoorbeeld bewijzen op. Zegt een bedrijf een klokkenluidersregeling te hebben, waardoor hun medewerkers veilig misstanden kunnen melden? Dan checken zij of die regeling er ook daadwerkelijk is en stellen zij kritische tegenvragen. Hun audit geeft dus veel zekerheid over het productieproces waar het gaat om duurzaamheid en ethiek.” 

Gunningsmodel

Het ministerie van OCW heeft voor de rijksbrede inkoop van hardware voor datacenters sinds 1 januari 2020 een contract van 2,5 jaar met EcoVadis. Ook collega’s die rijksbreed andere ICT-producten inkopen kunnen daar gebruik van maken. Kort nadat het contract inging, ontwikkelde IUC-Noord een gunningsmodel. “Bij dit gunningsmodel nemen wij de EcoVadis-scores van bedrijven mee in een uitvraag. We kijken dus niet alleen naar prijs en kwaliteit, maar ook naar het aanbod op het gebied van duurzaamheid.” Inkopen met impact houdt o.a. in dat bij functionele uitvragen de kwaliteit voor 50% uit duurzaamheid moet bestaan. Het gunningsmodel rondom de EcoVadis-scores kan daarbij helpen.

Gericht verbeteren

EcoVadis geeft dus een helder overzicht van de intenties én de praktijk bij de bedrijven waar de Rijkscategorie haar spullen inkoopt of wil gaan inkopen. Daarmee kun je niet alleen beter gunnen, maar ook de bedrijfstak aansporen om verbeteringen door te voeren. “Je kunt heel gericht zien waarin bedrijven zich kunnen verbeteren. Het platform toont bijvoorbeeld: ‘op het ethische vlak doet bedrijf X het nog niet zo goed, want het is bijvoorbeeld relatief vaak betrokken bij omkoping’. Dan kan ik het gesprek met zo’n fabrikant aan gaan: ‘we zijn blij dat je in het platform zit, we zien dat je een redelijke score hebt, maar dit onderdeel is nog onderbelicht. We horen graag wat je gaat doen om de score ook op dat terrein te verbeteren.” Bedrijven zijn natuurlijk niet verplicht deze exacte methode te hanteren, maar we willen wel dat zij goed onderbouwd aantonen dat ze sociaal, groen, ethisch en duurzaam te werk gaan. Deze methode, met de EcoVadis-scores, werkt daar goed voor.”

"Kwaliteit wordt veel belangrijker gevonden dan prijs. Je wil liever een goed product dan een goedkoop product waar je niks aan hebt. Duurzaamheid wordt nu ook een onderdeel van kwaliteit."

Kwaliteit

Een mooi systeem om een bedrijf op te scoren. Maar dan is de stap naar inkoop nog niet gezet. Albert: “Met het team vroegen we ons wel af: wat kunnen we met deze scores? Alleen weten dat het bedrijf duurzaam is, dat is mooi. Je weet met wie je zaken doet. Maar kunnen we er, bijvoorbeeld in aanbestedingen, ook extra punten voor uitdelen? Als je inkoopt, wordt er altijd naar twee dingen gekeken: prijs en kwaliteit. Kwaliteit wordt veel belangrijker gevonden dan prijs. Je wil liever een goed product dan een goedkoop product waar je niks aan hebt. Duurzaamheid wordt nu ook een onderdeel van kwaliteit. Duurzaam inkopen is ook de opdracht vanuit Inkopen met Impact. We hadden dat bij onze categorie al een tijdje scherp, maar mooi dat het sinds 2019 ook de standaard is geworden voor de hele Rijksinkoop. We delen onze aanpak graag met anderen die tegen dezelfde vragen aanlopen.”

Al Gore

Albert presenteerde onder andere het gunningsmodel op Sustain 2021, namens alle ontwikkelaars, tijdens de break-outsessies. Zijn presentatie wekte de interesse van een aantal organisaties, zoals bijvoorbeeld de Belgische Post en een universiteit in Frankrijk. “Die waren inderdaad gecharmeerd door onze visie, anderen ook. Ik heb drie uitnodigingen gekregen om te vertellen hoe wij hiermee bezig zijn. Best iets om trots op te zijn als team, volgens mij, en ik ben ook blij dat het gelukt is ons werk goed voor het voetlicht te brengen.” Bij de online conferentie was ook keynote speaker Al Gore, oud-vicepresident van de Verenigde Staten, aanwezig. “Al Gore heeft in de problematiek rondom klimaatverandering echt een stem en invloed. Hij was één van de eersten die alarm sloeg. Een eer om in dezelfde conferentie te mogen spreken.”

Ecolabelling

“EcoVadis is een waardevolle tool in onze integrale duurzaamheidsaanpak”, benadrukt Albert. “Het is een hartstikke mooi instrument dat veel informatie oplevert en waar we veel kennis uit opdoen. Ik ben er blij mee.” Maar aan ambitie geen gebrek: in de toekomst wil de categorie Datacenters ook inzetten op ecolabelling, waarbij producten een label krijgen dat aantoont hoe milieuvriendelijk ze zijn. In de meest recente aanbestedingen wordt dit al meegenomen.

Meer weten over het gunningmodel en de aanpak van de categorie? Albert en de categorie helpen je graag verder.