Slim lunchconcept: Pauzeplein

Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen voor verspilling bij vergaderlunches. Zo kan het zijn dat er geen match is tussen de wensen van de gast en het aanbod van de vergaderlunch. Maar ook het niet komen opdagen van gasten waarvoor wel lunch gereserveerd is en het leveren van te veel broodjes per bezoeker zorgen voor derving. Met het Pauzeplein worden lunches niet meer in de vergaderzaal bezorgd, maar op één centrale, vaste plek, in buffetvorm. En voor meerdere vergaderingen tegelijk. Dit maakt het mogelijk vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen. En dat bleek een antwoord op voedselverspilling bij vergaderlunches.

“Pauzeplein serveert lunches op één centrale plek. We kopen anders in en stemmen vraag en aanbod beter op elkaar af, wat voedselverspilling aanzienlijk vermindert.”

Het afgelopen jaar is Pauzeplein drie keer als pilot neergezet. Het team was nieuwsgierig naar de reacties en wilde het project de tijd geven, ook om het concept bij te stellen waar nodig. Tijdens de eerste pilot werden alle bestelde lunches neergezet op één centrale plek in het gebouw. Mensen konden hier hun lunch halen, tijdens of na de vergadering, met de keuze deze op te eten in de vergaderzaal of op het Pauzeplein zelf. Hier werd nogmaals inzichtelijk dat het dervingspercentage van vergaderlunches hoog is. Leo legt uit: “We zagen dat veel mensen niet kwamen opdagen. Of ze namen minder mee dan ze besteld hadden. Veel eten en drinken verdween zo de container in.”

De tweede pilot werd anders ingericht. In plaats van precies neer te zetten wat besteld was, werd de lunch nu in delen aangevuld. Bij een bestelling van 120 lunches werden er eerst 60 broodjes geserveerd. De broodjes werden gehalveerd, zodat er meer keuze was qua beleg. En wat blijkt? Het aantal was genoeg én mensen waren tevreden. Dranken, zoals melk en jus, werden gekoeld bewaard, en aangevuld wanneer nodig. Wat daarvan overbleef kon de volgende dag ook nog gebruikt worden. “In de vergaderzaal staan dranken buiten de koeling en moeten we het na drie uur weggooien. Die derving gaan we tegen met Pauzeplein”, vult Leo aan.

Tijdens de derde pilot werd het concept van Pauzeplein nog verder getest. “In plaats van de klant te laten kiezen tussen lunch A, B of C staat er nu een buffet, waarbij we inspelen op de seizoenen.” Ook wordt er rekening gehouden met het menu van het grand café en het bedrijfsrestaurant. Op het moment dat Pauzeplein te weinig lunches heeft, wordt het aangevuld met producten uit het grand café of het bedrijfsrestaurant. En andersom. Wanneer er vanuit Pauzeplein producten overblijven die nog voldoen aan de eisen die er voor gesteld zijn, kan het in het grand café of bedrijfsrestaurant alsnog verkocht worden.

Voedselverspilling tegengaan is voor het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit een beleidsdoel. Een waar Pauzeplein goed op inspeelt. Het concept bleek slim en efficiënt, want het speelt in op onzekerheden en last minute wijzigingen. Zo daalde verspilling van 21% naar 7%, nam de klanttevredenheid dankzij  service en een diverser aanbod met 25% toe en werd er een hoger financieel rendement behaald. “In dit geval is duurzaamheid anders kijken naar de keuken. Anders inkopen en inspelen op de vraag. We hebben met Pauzeplein vergaderlunches zo veel mogelijk op maat gemaakt. Dat maakt het tot een succes”, vult Meena aan.

En nu?

Op dit moment staat Pauzeplein even ‘on hold’. Alles wat geleerd is tijdens de pilots wordt toegepast. En er wordt een speciaal meubel gemaakt, zodat Pauzeplein een prominente plek krijgt in het gebouw van de ministeries. Naar verwachting wordt Pauzeplein begin 2020 gelanceerd. Ondertussen stroomt de inbox van Leo en Meena vol met de vraag wanneer er weer gebruik gemaakt kan worden van het Pauzeplein. Dat mensen op het concept zaten te wachten, is dus wel duidelijk. Ook andere departementen hebben van het succes gehoord en willen Pauzeplein graag realiseren.

Gouden tips voor duurzame bedrijfsvoering

Om zelf aan de slag te gaan met duurzame bedrijfsvoering, geven Leo, Meena en Marco een aantal tips:

• Begin klein en creëer draagvlak
• Maak inzichtelijk op welke gebieden in de organisatie je kunt verduurzamen. Beslis op basis daarvan wat je op korte termijn en wat je op lange termijn kunt doorvoeren
• Ga het gesprek aan met mensen binnen de organisatie. Leg uit wat je doet en vooral waarom!
• Neem de tijd om je idee bij te schaven en houd daarbij het einddoel voor ogen