Een (h)eerlijk kopje koffie bij Rijkswaterstaat
Een lekker kopje koffiedrinken uit herbruikbare bekers waarbij de winst direct gaat naar koffieboeren uit Indonesië, Ethiopië en Rwanda? Sinds oktober is dit mogelijk op de kantoren van Rijkswaterstaat. Daarmee heeft Rijkswaterstaat een primeur, want voor het eerst doet het Rijk hiermee een aanbesteding die een volledige transparante, duurzame en eerlijke keten garandeert. Deze aanbesteding werd gewonnen door Selecta Nederland in samenwerking met twee mkb’s; koffie-importeur Maarten van Keulen en koffiebrander Bo Zwarts. Deze twee jonge sociaal ondernemers laten zien dat eerlijke en transparante koffie schenken heel goed mogelijk is.
Opeens zaten ze met de grote ‘koffiejongens’ aan de onderhandelingstafel voor een koffieaanbesteding bij een Zuid-Hollandse gemeente. Enigszins onder de indruk waren ze wel als kleine mkb’s, maar ook vastbesloten om de opdracht binnen te slepen. ‘We hebben een beetje zitten stoken’, vertelt Bo die destijds namens zijn voormalige werkgever Special Roast bij deze onderhandelingen betrokken was. ‘Aanbestedingen zijn door de grote investeringen die worden gevraagd, vaak alleen weggelegd voor de grote jongens’, legt Maarten van This Side Up uit. ‘Die hebben er vaak geen belang bij om een transparante en eerlijke keten te bieden, want daar is hun verdienmodel niet bij gebaat. Bij ons staat impact maken op nummer één, en de winst als middel, op nummer 2. Juist als ondernemers – en niet als NGO of stichting – laten we zien dat een eerlijk economisch systeem mogelijk is dat voor iedereen werkt.’
En volgens Maarten is dat veel makkelijker dan vaak wordt verondersteld. ‘Toen de gemeente aan hen vroeg of ze konden garanderen wat de koffieboer betaald krijgt, zeiden de grote leveranciers allemaal in koor: ‘nee, dat kan niet.’ Dat komt omdat zij via de anonieme koffieveiling kopen, volledig prijsgestuurd. Wij zeiden toen: onzin, dit kun je heel makkelijk garanderen, want ik heb de koopcontracten met onze koffieboeren in mijn telefoon staan en weet dus met wie we zakendoen. En zodoende zijn wij op de radar van Selecta gekomen, die daar ook aan tafel zat.’
Via aankondigingenplatform TenderNed sleepten ze samen met Selecta het achtjarige contract bij Rijkswaterstaat binnen, waaraan veel criteria waren verbonden zoals duurzaamheid en circulariteit. In totaal gaat het om zo’n 10 miljoen warme drankjes uit 400 automaten en op 92 locaties.
Volgens Bo wonnen ze vooral omdat hij, Maarten en Selecta ‘het verst vooruit zijn in de markt’ en in de eisen die Rijkswaterstaat stelde. ‘Die eisen gingen erg over: wij willen zélf zeker weten wat de boer verdient en wat daar gebeurt’, licht Maarten toe. ‘En omdat wij als sociale ondernemers al op zo’n gelijkwaardige manier met de boer aan tafel zitten, konden wij dat ook garanderen. Dat zit heel erg in ons dna. Wij vragen de boer wat hij zou moeten verdienen voor zijn oogst zodat hij of zij ook zijn kinderen naar school kan laten gaan. Wij rekenen daarvoor dan een goede, eerlijke prijs. Concreet betekent dat dat we regelmatig minstens 40% meer dan de marktprijs betalen, en vaak nog meer dan dat.’
Taakverdeling
De koffie op de kantoren bij Rijkswaterstaat worden door Maarten geïmporteerd, Bo zorgt als brander voor de juiste smaak, samenstelling en productie. Selecta zorgt als contractpartner van Rijkswaterstaat voor de landelijke dekking en voor de machines die deze bonen kunnen vermalen en er koffie van zetten. Die moeten aan hoge kwaliteitseisen voldoen. De koffie bij Rijkswaterstaat heeft als eis dat de gebruikers die een 7 of hoger als cijfer geven. Samen met Selecta scoren de koffiebonen van Bo en Maarten een 8,5. Maarten: ‘Bij dat soort cijfers spreek je over specialty coffee. Dus onze koffiebonen zijn niet alleen sociaal en ecologisch beter, maar ook erg lekker.’ Bo: ‘Dat komt omdat wij de bonen op een ambachtelijke manier, met precisie roosteren op een gas besparende brander.’
Corona kink in de kabel
Het nieuwe contract ging in op 17 oktober 2020, middenin de coronacrisis. Dat stelt Rijkswaterstaat, Selecta, Bo en Maarten voor een dilemma, want door het thuiswerken wordt er op de kantoren nog maar 30-40% van de verwachte hoeveelheid koffiegedronken. Terwijl verse bonen tot 3 maanden na branding, 1 tot 1,5 jaar na de oogst het verst en daardoor het lekkerst zijn.
Bo en Maarten bedachten onder andere als oplossing om hun koffie in het kerstpakket op de te nemen, maar dat bleek juridisch niet haalbaar. Een ander idee is om de ambtenaren van Rijksambtenaren gratis koffie thuis te laten bezorgen. Ze realiseren dat dit mogelijk maatschappelijk gevoelig ligt, maar stellen daartegenover dat de boeren nu met een deel van de oogst blijven zitten. Maarten: ‘Dit jaar hebben we nog ingekocht op de minimum pre corona-eis van Rijkswaterstaat. Als we dat dit jaar met z’n allen kwijt spelen en opdrinken, is er niets aan de hand. Mocht er veel blijven liggen, dan moet dit elders worden verkocht. Lukt dit niet, dan blijft het langer liggen en wordt er volgend jaar minder bij de boeren ingekocht.’
Voor de koffieboeren dreigt door de coronacrisis een flinke financiële strop, vertelt Maarten: ‘Omdat er nu veel minder bonen afgenomen worden, moeten ze hun oogst tegen bodemprijzen dumpen op de lokale of internationale markt, waar de anonimiteit en de schade daarvan weer toeslaat. Wij willen dat voorkomen en vinden het daarom belangrijk om samen met onze partners door te pakken.’
Wil ook een aantrekkelijk duurzaam aanbod kunnen doen bij dit soort grote aanbestedingen? Lees dan deze tips van Bo en Maarten:
- Maarten: ‘Vertrouw grote partners waarmee je grotere aanbestedingen kunt binnenhalen. Mensen die bij de grote partijen werken, willen net als jij ook een mooiere keten.’
- Bo: ‘Probeer de takenverdeling zo concreet mogelijk te omschrijven in het contact met je samenwerkingspartner. Onthoud daarbij dat samenwerking op basis van gelijkwaardigheid cruciaal is voor een succesvolle samenwerking.’
- Maarten: ‘Je moet niet onderschatten dat het een forse papierwinkel is, dus je boekhouding moet goed op orde zijn om de bewijslast redelijk rap te kunnen aandragen.’