UvW en Rijk wisselen duurzame kennis uit

Eind 2019 publiceerde het Rijk de inkoopstrategie Inkopen met Impact. Ook de Rijksinkoop is nu standaard gericht op het maken van maatschappelijk verschil, via duurzaam en sociaal inclusief opdrachtgeverschap. Om nog meer impact te creëren deelt de Rijksoverheid haar kennis graag met anderen, en haalt ze kennis bij anderen op. Rolf Valenteijn, Afdelingshoofd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Rijk bij het ministerie van BZK, trekt samen met zijn collega’s het land in om andere overheden te vertellen hoe de inkoopstrategie van het Rijk tot stand is gekomen.

Henkjan en Rolf

Henkjan van Meer en Rolf Valenteijn

“We grijpen alle kansen aan om onze kennis verder te verspreiden,” vertelt Rolf. Met succes, want bij de Unie van Waterschappen is al concreet resultaat geboekt. Beleidsadviseur Henkjan van Meer was namelijk enthousiast over de nieuwe inkoopstrategie van het Rijk en nodigde Rolf uit om zijn verhaal te doen. Geïnspireerd door Inkopen met Impact  werkt de Unie van Waterschappen nu aan een eigen inkoopstrategie waarin duurzaam opdrachtgeverschap een prominente plek krijgt.

Je kunt niet meer om duurzaam inkopen heen

Maatschappelijk verantwoord inkopen moet het nieuwe normaal worden, vinden Rolf en Henkjan. Als duurzaamheid geen expliciet onderdeel is van de interne opdracht voelen de afdelingen die de opdrachten uitvoeren geen urgentie. “En dan is duurzaamheid het eerste onderdeel dat sneuvelt op het moment dat mensen, middelen of tijd onder druk komen te staan,” vertelt Rolf. Dat merkte Henkjan ook bij de Unie van Waterschappen: “Er werd veel gedaan om inkoopadviseurs enthousiast te maken over maatschappelijk verantwoord inkopen, maar het bleef een feestje van inkoop. De rest van de organisatie voelde geen verantwoordelijkheid.” De nieuwe inkoopstrategie brengt daar verandering in. Met de nieuwe inkoopstrategie kan niemand om om duurzaamheid heen. Van bestuur tot beleidsafdelingen en van planvorming tot onderhoud, de hele organisatie moet met duurzaam inkopen aan de slag. De strategie van het Rijk wordt niet één op één overgenomen, omdat niet alle doelstellingen passen bij de verschillende waterschappen. “Hoe we die flexibiliteit in kunnen bouwen zijn we nog aan het onderzoeken,” vertelt Henkjan.

Verantwoordelijkheid

Rolf weet uit ervaring hoe belangrijk de aansluiting en vertaling van de inkoopstrategie naar de verschillende onderdelen van de organisatie is. Bij het Rijk ging dat in het verleden nog wel eens mis. Bijvoorbeeld bij de doelstelling om in 2020 met 20% zero emissie voertuigen te rijden - een doelstelling die niet wordt gehaald. Rolf: “Er werden rijksbrede doelstellingen afgesproken, maar niet welk onderdeel van het Rijk welk aandeel van de doelstelling voor zijn rekening zou nemen. Op het moment dat je de doorvertaling niet maakt is de doelstelling van iedereen en dus van niemand. Dan zie je dat mensen een beetje achterover gaan leunen in de veronderstelling dat anderen dat doel wel gaan realiseren. De grootste winst van deze strategie is dan ook dat we expliciet gemaakt hebben dat aangewezen moet worden wie verantwoordelijk zijn om de doelen naar de verschillende onderdelen door te vertalen.”

Meedenken

Om duurzaamheidsdoelstellingen te behalen moeten de interne opdrachtgevers nauwer samenwerken met inkopers. Door duurzaamheid al in beleid en planvorming centraal te stellen, krijgt de inkoper de ruimte om in gesprek te gaan met deze opdrachtgever. Nu is duurzaamheid vaak bijzaak, en wordt de inkoper pas op het laatste moment betrokken bij de keuze voor een oplossing. Henkjan: “Als een dijk wordt afgekeurd wordt er al snel gekozen om hem te versterken met stalen damwanden of andere ingrijpende maatregelen die veel impact hebben op het milieu en de omgeving. Je kunt als inkoopteam dan niet meer meedenken over andere, duurzame mogelijkheden. En die zijn er! De markt kan bijvoorbeeld ook gevraagd worden naar slimme en duurzame oplossingen, zoals de proef die nu loopt bij waterschap Rivierenland om staal te vervangen door gerecycled plastic. Dat scheelt heel veel CO2.” Door duurzaamheidscriteria in de verkenning en planfase terug te laten komen, zorg je er dus voor dat die altijd worden meegewogen in de keuze voor een oplossing. Zo zorg je op de lange termijn voor meer impact.

Tips van Rolf en Henkjan

Rolf en Henkjan zien de toekomst groen en sociaal in, maar er is nog genoeg werk aan de winkel. Rolf: “Om de strategie te realiseren, zullen we nog veel moeten duwen en trekken en kennis moeten uitwisselen. Met het huidige maatschappelijke debat is de tijd er rijp voor, en binnen het Rijk hebben we de wind mee.”

Ook aan de slag met impactvol inkopen? Rolf en Henkjan hebben een aantal tips:

  • Rolf: “Zorg dat de mensen op de werkvloer passie hebben voor dit thema, en dat de bestuurders dezelfde boodschap uitdragen. Zo creëer je een vliegwiel binnen de organisatie.”
  • “Steek je kop boven het maaiveld uit en stel kritische vragen aan het bestuur,” adviseert Henkjan. Rolf vult aan: “Laat je niet wegsturen met allerlei gelegenheidsargumenten, zoals dat er nu door de coronacrisis geen tijd voor zou zijn.”
  • Henkjan: “Geef het tijd, en sluit aan bij wat anderen nodig hebben om duurzaam in te kopen.”